Composition du conseil d'administration

Le CCAS est administré par un conseil d'administration, présidé de droit par le maire de la commune de rattachement et composé, à parité, de membres élus en son sein par le conseil municipal à la représentation proportionnelle au plus fort reste, et de personnes nommées par le maire parmi les personnes «  participant à des actions d'animation, de prévention et de développement social dans la commune  ». Parmi ces personnes, doivent figurer obligatoirement, et au minimum, un représentant des associations de personnes âgées et de retraité du département, un représentant des associations de personnes handicapées du département, un représentant de l'union départementale des associations de famille et un représentant des associations œuvrant dans le domaine de l'insertion et de la lutte contre les exclusions.

Conformément aux dispositions de l'article R. 123-7 du Code de l'action sociale et des familles (CASF), le conseil municipal de la ville de... a dans sa séance du..., fixé à 15 le nombre d'administrateurs.

La composition du conseil d'administration s'établit donc comme suit : le maire, président de droit, 7 membres issus du conseil municipal, 7 membres nommés par le maire, soit un total de 15 administrateurs.

Durée du mandat

Le mandat des administrateurs élus par le conseil municipal et nommés par le maire est d'une durée identique à celui des conseillers municipaux. Le conseil d'administration est renouvelé lors de chaque renouvellement du conseil municipal. Le mandat des administrateurs est renouvelable.

Le mandat des administrateurs sortants prend fin dès l'élection et dès la nomination des nouveaux membres et, au plus tard, dans un délai maximum de deux mois suivant l'élection du conseil municipal.

Dans les conditions prévues par l'article L. 2121-33 du Code général des collectivités territoriales, le conseil municipal peut retirer leur délégation aux administrateurs qu'il a élus en son sein.

Les membres du conseil d'administration qui se sont abstenus, sans motif légitime, de siéger au cours de trois séances consécutives du conseil d'administration, peuvent, après que le président les a mis à même de présenter leurs observations, êtres déclarés démissionnaires d'office, par le conseil municipal et sur proposition du maire pour les membres élus, par le maire pour les membres qu'il a nommés.

Sièges devenus vacants

Pour les membres élus par le conseil municipal, il est pourvu à leur remplacement dans les conditions fixées par l'article R. 123-9 du CASF.

Pour les membres nommés, le maire pourvoira à leur remplacement en respectant les modalités prévues pour les membres nommés et notamment la représentation des associations visées par l'article L. 123-6 du Code de l'action sociale et des familles.

Le renouvellement devra intervenir dans les deux mois à compter de la vacance du siège.

Le mandat d'un membre du conseil d'administration désigné pour pourvoir un poste vacant expirera à la date où aurait cessé le mandat du membre qu'il a remplacé.

Vice-président du conseil d'administration

Conformément aux dispositions de l'article L. 123-6 du Code de l'action sociale et des familles, le conseil d'administration, dans sa séance du... a élu en son sein, en qualité de vice-présidente, M ^me ... adjointe aux affaires sociales et à la solidarité de la ville de...

Article 1 ^er – Principes généraux

Le conseil d'administration règle par ses délibérations les affaires du centre communal d'action sociale.

Il fixe notamment par délibération les différentes prestations en nature et/ou en espèces, remboursables ou non remboursables, que le CCAS attribue, ainsi que les critères et conditions d'octroi de celles-ci.

En vertu des dispositions de l' article L. 2121-34 du Code général des collectivités territoriales, les délibérations du conseil d'administration portant sur un emprunt contracté par le CCAS ne seront exécutoires, selon les cas (montant et durée de remboursement de l'emprunt), que sur avis conforme du conseil municipal, sur autorisation donnée par arrêté du représentant de l'État dans le département ou par décret en Conseil d'État (si la durée du remboursement dépasse trente ans).

En vertu de l'article L. 2241-5 du Code général des collectivités territoriales, les délibérations changeant, en totalité ou en partie, l'affectation des locaux, objets mobiliers ou immobiliers appartenant au CCAS, dans l'intérêt d'un service public ou privé quelconque ou mettant ces locaux à disposition d'un autre établissement public ou privé, ou d'un particulier, ne seront exécutoires qu'après accord du conseil municipal.

Article 2 – Tenue des réunions

Le conseil d'administration se réunit sur convocation du président, à l'initiative de celui-ci ou à la demande de la majorité des membres du conseil.

La convocation est adressée dans les conditions précisées à l'article 3.

Les réunions du conseil d'administration sont publiques à l'acceptation faite des séances où sont attribués des secours.

Le huis clos se justifie par l'obligation de secret professionnel à laquelle sont astreints les administrateurs. Ce secret professionnel ne concerne que les séances ou l'on discute de la situation sociale des demandeurs d'aide, en évoquant des informations nominatives, touchant à la vie privée des intéressés.

Article 3 – Convocation du conseil d'administration

La convocation est adressée par le président à chaque administrateur, par écrit, à l'adresse donnée par celui-ci, et ce trois jours avant la date de la réunion.

La convocation est accompagnée de l'ordre du jour détaillé et d'un rapport explicatif sur chacune des affaires soumises à délibération.

Dans tous les cas, et compte tenu des dispositions de l'article L. 133-5 du Code de l'action sociale et des familles, les rapports concernant les situations sociales des personnes et des familles sollicitant les aides légales ou les prestations du CCAS sont examinées en séance. Ils ne sont pas adressés aux administrateurs.

Article 4 – Accès aux dossiers des affaires portées à l'ordre du jour des réunions

Les dossiers préparatoires et, le cas échéant, les avis émis par les commissions qui auraient été chargées des études préalables sont tenus en séance à la disposition des administrateurs.

Ces derniers peuvent en outre les consulter au siège du CCAS pendant les jours et les heures d'ouverture du CCAS, durant les trois jours précédant la réunion et le jour de celle-ci. Les dossiers ne peuvent en aucun cas être emportés.

Les administrateurs qui souhaiteraient consulter lesdits documents préparatoires en dehors des heures d'ouverture du CCAS en feront la demande écrite au président.

Toute demande d'explication sur les affaires soumises au conseil d'administration du CCAS, qu'elle soit formulée oralement ou par écrit, est adressée au président, au vice-président ou au directeur. Il n'y a pas de saisine directe des services du CCAS.

Article 5 – Présidence

Les réunions sont présidées par le maire/président du conseil d'administration.

Dans tous les cas où le maire est absent ou empêché d'assister à la séance du conseil, et ce, malgré les dispositions de l'article L. 2122-17 du Code général des collectivités territoriales, la séance est présidée par le vice-président.

En cas d'absence ou d'empêchement du président et du vice-président, la présidence de séance est assurée par le plus ancien des administrateurs présents et, à ancienneté égale, par le plus âgé d'entre eux.

Le président de séance ouvre les séances, procède à l'appel des membres, constate le quorum, fait approuver le compte-rendu de la réunion précédente, dirige les débats, accorde la parole, veille à ce que les débats portent sur les affaires soumises au conseil, accorde, le cas échéant, les suspensions de séance, en fixe la durée et y met fin, met au voix les propositions et délibérations, décompte les scrutins, en proclame les résultats et prononce la clôture des séances.

Le président fait observer et respecter les dispositions du présent règlement intérieur et assure la police des séances.

Article 6 – Quorum

Le conseil d'administration ne peut valablement délibérer que lorsque la majorité des membres en exercice assiste à la séance. N'entrent dans le calcul de ce quorum, ni la voix prépondérante du président (en cas de partage des voix), ni les pouvoirs donnés par les administrateurs absents à un autre membre du conseil d'administration (dans les conditions précisées à l'article 7 du présent règlement intérieur).

Le quorum s'apprécie à l'ouverture de la séance.

Si le quorum n'est pas atteint, le président adresse aux administrateurs une nouvelle convocation, dans les formes et les délais prescrits à l'article 3 du présent règlement intérieur. Lors de cette nouvelle séance, le conseil d'administration pourra délibérer sur l'ensemble des affaires inscrites à l'ordre du jour quel que soit le nombre d'administrateurs présents.

Article 7 – Procurations

Un membre du conseil d'administration empêché d'assister à une séance peut donner à un administrateur de son choix pouvoir de voter en son nom sur les questions figurant à l'ordre du jour de la séance. Le pouvoir est donné par écrit et il doit mentionner la date de la séance pour laquelle il est donné.

Un même administrateur ne peut être porteur que d'un seul pouvoir.

Un mandat est toujours révocable. Si l'administrateur qui l'a donné ne peut matériellement récupérer son pouvoir, il notifie sa décision par écrit à l'administrateur qui l'a reçu et adresse copie de cet écrit au président avant la séance, s'il ne peut lui-même y assister.

Article 8 – Organisation des débats

En début de séance, le président fait adopter l'ordre du jour. Le conseil peut voter des changements dans la présentation chronologique des affaires qui y sont inscrites.

Il est cependant possible d'ajouter un point, en urgence, à l'ordre du jour sous la réserve que le conseil d'administration se prononce en début de séance et approuve cette modification.

L'ordre du jour étant adopté, les affaires sont examinées dans l'ordre arrêté.

Chaque affaire portée à l'ordre du jour fait l'objet d'un résumé sommaire par le président ou le directeur ou par la personne en charge du dossier présenté.

Le président donne la parole à l'administrateur qui la demande après avoir déterminé l'ordre des interventions. Nul ne peut prendre la parole s'il n'y est pas invité par le président, ni interrompre le propos d'un administrateur en train d'exposer son point de vue, même avec l'accord de celui-ci, s'il n'a pas l'assentiment du président.

Le président a la faculté d'interrompre l'orateur après un temps d'intervention qui lui paraît trop long et de l'inviter à conclure brièvement.

Si un débat s'enlise, le président invite le conseil d'administration à fixer de manière définitive le nombre d'intervenants ayant à prendre la parole et la durée d'intervention impartie à chacun d'eux. Il fait ensuite procéder au vote.

Article 9 – Secrétariat des séances

Le directeur du CCAS assiste aux séances du conseil d'administration dont il assure le secrétariat.

Le directeur n'intervient en séance que s'il y est autorisé par le président.

En cas d'absence ou empêchement du directeur, le secrétariat de la séance est assuré par l'agent du CCAS habilité par le directeur.

En cas d'absence du directeur et de l'agent du CCAS désigné pour le remplacer, le secrétariat est assuré par un des administrateurs présents en séance et désigné en début de séance par un vote du conseil d'administration.

Article 10 – Débat d'orientation budgétaire

Dans la période de deux mois avant l'examen et le vote du budget primitif, un débat a lieu au sein du conseil d'administration sur les orientations générales de ce budget.

Ce débat ne donne pas lieu au vote d'une délibération mais il est enregistré sous la forme d'un procès-verbal dans le registre des délibérations.

Article 11 – Débat sur le budget et le compte administratif

Les budgets primitifs et supplémentaires ainsi que, le cas échéant, les budgets annexes sont proposés au conseil d'administration par le président et soumis au vote de celui-ci dans le délai prévu par la loi ( article L. 1612-2 du Code général des collectivités territoriales).

Les règles qui régissent la comptabilité des communes sont applicables au CCAS.

Le compte administratif est présenté par le président, ordonnateur des dépenses et recettes du CCAS, dans le délai prescrit par l' article L. 1612-12 du Code général des collectivités territoriales. Le président quitte ensuite la séance, le vote du compte administratif ayant lieu en son absence.

Article 12 – Majorité absolue

Les délibérations du conseil d'administration sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés par les membres présents ou représentés. Les abstentions et les bulletins nuls ne sont pas comptabilisés comme suffrages exprimés.

Article 13 – Modalités de vote

Il est voté au scrutin secret toutes les fois qu'il s'agit de procéder à une nomination, ainsi que toutes les fois où le tiers des administrateurs présents le réclame.

Lorsqu'il est recouru au scrutin secret, notamment pour l'élection du vice-président, si, après deux tours de scrutin, aucun des candidats n'a obtenu la majorité absolue des suffrages déterminée à l'article 12, il est procédé à un troisième tour de scrutin et la nomination ou l'élection a lieu à la majorité relative.

En cas d'égalité de suffrages lors de ce troisième tour, la nomination ou l'élection est acquise au candidat le plus âgé ou par tirage au sort s'ils ont le même âge.

Ordinairement, le conseil d'administration vote à main levée. Le résultat du vote est constaté par le président de séance, assisté du secrétaire de séance. Les noms des votants avec la désignation de leur vote sont portés au compte rendu de séance ainsi que les noms des administrateurs qui se sont abstenus. Mention est faite également des votes blancs ou nuls.

Dans le cas d'un vote à main levée, en cas de partage des voix, celle du président de séance, c'est-à-dire le maire/président ou l'administrateur qui assure la présidence de la séance concernée, est prépondérante.

Les délibérations sont votées dans l'ordre des affaires portées à l'ordre du jour, proposé et accepté en début de séance. Le vote d'une affaire est acquis et aucun administrateur ne peut revenir sur un vote antérieur.

Article 14 – Tenue du registre des délibérations

Les débats sont résumés dans un compte rendu intégrant les délibérations dans l'ordre des affaires inscrites à l'ordre du jour de la séance. Ils sont inscrits dans l'ordre chronologique dans un registre prévu à cet effet.

Compte tenu des dispositions de l' article L. 133-5 du Code de l'action sociale et des familles, ce registre sera tenu en deux tomes, le premier étant communicable conformément aux principes posés à l'article 16 du présent règlement intérieur, le second tome recevant les documents qui, en raison de leur objet, ne peuvent être communiqués, dans les conditions suivantes :

♦ Tome I : la première page du registre porte la mention « Registre des délibérations – Tome I : Actes communicables ».

Est inscrit dans ce registre le compte rendu chronologique de chaque séance intégrant les délibérations prises par le conseil. L'affaire, inscrite à l'ordre du jour, qui comporte des informations couvertes par le secret professionnel, est mentionnée de façon très succincte dans le compte rendu, en veillant à ce qu'aucune des informations rapportées ne puisse conduire à porter atteinte au secret professionnel.

♦ Tome II : la première page du registre porte la mention « Registre des délibérations – Tome II : Actes non communicables ».

Est inscrite dans ce registre la partie du compte rendu de la séance comportant des informations à caractère nominatif, celle décrivant la situation sociale et/ou personnelle, les ressources d'un individu ou d'une famille, celles qui font état du montant et des bénéficiaires des aides accordées par le CCAS, qui ne sont communicables qu'aux personnes concernées et, dans les conditions limitativement définies par la loi, aux organismes sociaux assurant le versement des prestations sociales quelles qu'elles soient, y compris le revenu minimum d'insertion.

Sont également inscrites dans ce registre et dans l'ordre chronologique, les délibérations prises concernant ces affaires couvertes par le secret professionnel.

Article 15 – Signature du registre des délibérations

Les deux tomes du registre des délibérations sont signés par tous les membres présents à la séance. Lorsqu'ils sont empêchés de signer, mention est faite sur le registre de la cause qui les a empêchés. Les signatures sont déposées sur la dernière page du compte rendu de chaque séance.

Les rectifications au compte rendu ne peuvent être demandées par des membres ayant assisté à la séance que lors de la présentation de ce compte rendu de ladite séance. Une mention est portée en marge du compte rendu contesté renvoyant à la rectification enregistrée dans le compte rendu suivant.

Article 16 – Communication du registre des délibérations

Seuls les membres du conseil d'administration et le directeur ont accès aux deux tomes du registre des délibérations.

En application des dispositions de la loi n ^o  78-753 du 17 juillet 1978 relative au droit d'accès aux documents administratifs, toute personne physique ou morale a le droit de demander la communication ou de prendre connaissance, éventuellement sans déplacement et par copie totale ou partielle, des comptes des séances du conseil d'administration et de ses délibérations, dans les limites fixées par la loi et la jurisprudence de la commission d'accès aux documents administratifs et des juridictions administratives, à l'exclusion de ceux de ces actes qui sont inscrits au tome II des délibérations.

Le registre des arrêtés du président est soumis à ces mêmes règles d'accès, c'est-à-dire à un droit d'accès de principe sauf actes contenant des informations protégées par le secret professionnel et cas particuliers énumérés par la loi ou la jurisprudence.

La personne désireuse de recourir à la présente possibilité d'accès aux documents administratifs peut l'obtenir, à ses frais, aussi bien du président du conseil d'administration du CCAS que des services extérieurs de l'État. Chacun peut publier ces documents sous sa responsabilité.

Le service est rendu moyennant le paiement de la reproduction des documents selon le tarif en vigueur fixé par délibération du conseil d'administration.

Article 17 – Communication des documents budgétaires

Les budgets du CCAS sont mis à la disposition du public pendant les quinze jours qui suivent leur adoption par le conseil d'administration. Le public est avisé de cette mise à disposition par tout moyen de publicité au choix du président du CCAS.

La consultation des documents budgétaires s'effectue sur place, au siège du CCAS.

Article 18 – Affichage des délibérations

Conformément aux dispositions des articles L. 2131-1 et L. 2131.12 du Code général des collectivités territoriales, les délibérations du conseil d'administration sont exécutoires de plein droit dès leur transmission en préfecture, transmission qui devra être complétée, pour les décisions individuelles, de leur notification aux intéressés, et, pour les décisions à caractère réglementaire, de leur publication.

Il sera donc procédé à l'affichage des délibérations inscrites au tome I du registre des délibérations « Actes communicables » dans les huit jours suivant la tenue de la réunion du conseil d'administration.

Article 19 – Composition

Conformément aux dispositions de l'article 19 du décret n ^o  95-562 du 6 mai 1995 modifié, le conseil d'administration a dans sa séance du..., fixé à 7 le nombre de membres de la commission permanente.

La composition de la commission permanente s'établit donc comme suit :

• la présidence est assurée par Mme ..., adjointe aux affaires sociales de la ville de ... nommée par arrêté du président ;

• 3 membres issus du conseil municipal ;

• 3 membres nommés par le maire ;

Soit un total de 7 administrateurs.

Hormis la désignation du président les six autres membres sont élus au sein du conseil d'administration ; les 3 administrateurs issus du conseil municipal et les 3 administrateurs issus des membres nommés recueillant le plus de voix parmi la liste des candidats étant élus pour siéger au sein de la commission permanente.

Article 20 – Durée du mandat

Le mandat des membres de la commission est identique à celui des administrateurs du conseil d'administration.

Ladite commission sera donc renouvelée lors de chaque changement de conseil d'administration. Le mandat des membres étant renouvelable.

Le mandat des membres sortant prend fin dès l'élection et la nomination des nouveaux membres, et ce, au plus tard dans un délai maximum de deux mois suivant l'élection du conseil d'administration.

Article 21 – Sièges devenus vacants

Le ou les sièges devenus vacants par un ou plusieurs administrateurs, pour quelque raison que ce soit, sont pourvus par une nouvelle élection.

Ainsi si un siège attribué :

• à un administrateur issu du conseil municipal devient vacant le conseil d'administration procède à l'élection d'un nouveau membre de la commission permanente parmi les autres administrateurs issus du conseil municipal ;

• à un administrateur issu des membres nommés devient vacant le conseil d'administration procède à l'élection d'un nouveau membre de la commission permanente parmi les autres administrateurs issus des membres nommés.

Le mandat d'un membre de la commission permanente élu pour pourvoir un poste vacant expirera à la date où aurait cessé le mandat du membre qu'il a remplacé.

Article 22 – Organisation des réunions

Dans un souci de rapidité d'intervention, il est demandé à ce que ladite commission se réunisse tous les mois, et ce, les premiers jeudis du mois à 13 h 30 avec une première date fixée le jeudi 5 juin 2008, sans aucune condition de quorum ni procédure de convocation et sans la nécessité de présence du président, la présidence étant alors assurée par le plus ancien des membres présents et à ancienneté égale, par le plus âgé d'entre eux.

Les réunions se tiendront au CCAS sis ...

Aucune convocation écrite ne sera transmise, vu que le jour et l'heure de la tenue des réunions ont été fixés lors de la création de ladite commission.

En revanche, et dans le seul cas d'extrême urgence, les membres pourront être convoqués hors délais des quinze jours.

Article 23 – Attributions

La commission aura pour compétence de statuer sur les aides facultatives référencées comme suit et dont les règles d'attribution ont été validées par délibération en date du 19 décembre 2007 :

a – Aides non remboursables :

• aides sur factures-consommations : EDF/GDF et eau pour un montant n'excédant pas 100 € ;

• aides sur tickets de cantine municipale : à évaluer au vu du nombre d'enfants à prendre en charge et du « reste-à-vivre » de la famille.

b – Aides remboursables sur factures-consommations : EDF/GDF et eau avec un plafond de 500 €.

Article 24 – Régime des décisions prises

Selon les dispositions de la circulaire du 22 juillet 1987 , relative au contrôle des actes des collectivités locales, les attributions se feront sous forme de décisions individuelles notifiées aux intéressés.

Chaque décision devra préciser les modalités suivantes :

• pour les aides non remboursables et remboursables :

  • le montant de l'aide accordée ;

  • le motif d'attribution ou de non-attribution.

• pour les aides remboursables :

  • l'échéancier du remboursement ;

  • la nature du remboursement sous forme de virement direct au créancier.

La présidente de la commission, rendra compte, à chaque séance du conseil d'administration, des décisions prises dans le cadre de la délégation de compétence accordée par le conseil d'administration.

Il ne s'agira pas là d'une validation des décisions prises par la commission par le conseil d'administration, mais il sera nécessaire de mettre le conseil d'administration en position d'apprécier l'opportunité et l'efficacité de la délégation mise en place, afin le cas échéant, de la retirer ou d'en modifier le contenu.

Article 24 – Application du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur est exécutoire dès son adoption par le conseil d'administration, sa transmission au représentant de l'État dans le département et sa publication.

Le président du conseil d'administration ou le vice-président auquel il aura délégué ce pouvoir selon les dispositions de l' article R. 123-23 du CASF, est seul chargé de l'exécution du présent règlement intérieur.

Article 25 – Modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur peut à tout moment faire l'objet de modifications par le conseil d'administration, à la demande et sur proposition de son président ou d'au moins un tiers des membres dudit conseil.