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Questions-réponses : gestion du personnel territorial

Des réponses rapides et concrètes et une application directe : ivresse au travail, vacance d'emploi, indice de rémunération d'un remplaçant, accusation de harcèlement moral...

Partie 7 - La rémunération
Chapitre 5 - Les avantages en nature – Les remboursements de frais

7.5/3 - Quelles sont les modalités de remboursement des frais de mission des agents territoriaux ?

Contexte

Un agent titulaire peut être amené à effectuer, pour le compte de sa collectivité et pour les besoins du service, certaines missions. L'appellation « frais de mission » revêt plusieurs acceptions. Il s'agit de dépenses que l'agent engage sur ses fonds propres, relatives au transport, aux repas et/ou à l'hébergement, notamment si la mission se déroule hors de sa résidence administrative et/ou familiale. La résidence administrative se définit comme étant le territoire de la commune sur lequel se situe à titre principal le service où l'agent est affecté. Des personnes extérieures à l'administration peuvent également bénéficier de ce dispositif.

L'agent peut-il obtenir une compensation financière intégrale des frais engagés lors de missions qu'il effectue pour son employeur ?

En pratique

Documents requis
Afin de se faire rembourser, l'agent doit être en possession de certains documents :
- un ordre de mission établi par l'autorité territoriale ou signé par un fonctionnaire habilité. L'ordre de mission doit mentionner les dates et l'objet de la mission ainsi que le moyen de transport. Si l'agent est appelé à se déplacer régulièrement, un ordre de mission permanent pourra être établi, mais il devra fixer la limite géographique des déplacements. De plus, il ne pourra dépasser douze mois ;
- tous les états justificatifs des dépenses. Il convient en effet de justifier d'une dépense effective pour obtenir le remboursement de frais de déplacements. Les frais de taxi, de véhicule de location, d'utilisation de parcs de stationnement ou de péages d'autoroutes peuvent être remboursés sur présentation de justificatifs.
Des avances peuvent être consenties auprès du comptable.
Les indemnités de repas et de nuitée
L'indemnisation journalière de la mission est composée de deux indemnités de repas et d'une indemnité de nuitée.
- L'indemnité de repas est attribué lorsque l'agent se trouve en déplacement pendant la totalité de la période comprise :
  - entre 11 heures et 14 heures pour le repas de midi ;
  - entre 18 heures et 21 heures pour le repas du soir.
- L'indemnité de nuitée est attribuée lorsque l'agent se trouve en déplacement pendant la totalité de la période comprise entre minuit et 5 heures. Elle comprend la chambre et le petit-déjeuner.
Si la mission dure plus de dix jours, les indemnités sont réduites de 10 % et de 20 % à partir du trente et unième jour.
Ces indemnités sont différentes selon que la mission se déroule en province ou en région parisienne (cf. ...

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