Gérer un Ehpad au quotidien

Pourquoi une prospective pour les Ehpad ?

Tous les responsables d’Ehpad – quelle que soit la taille de leurs établissement – sont face à un enjeu à deux volets : gérer le court terme et anticiper les évolutions de l’établissement de demain.

Gérer le court terme, c’est assurer les services quotidiens :

• avec des financements complexes et une part plus ou moins grande d’incertitude ;
• avec des financements tendus et une pression sur les moyens – sur l’efficience – qui ne doit pas être compensée par une réduction de qualité ;
• avec une permanence d’activités : l’établissement est en service 24 heures sur 24 ;
• avec des bénéficiaires en état de fragilité pour la plupart d’entre eux et pour lesquels les droits demeurent intacts jusqu’au bout ;
• avec des réglementations et des normes qui sont modifiées fréquemment et peut-être trop fréquemment…

Anticiper l’établissement de demain et préparer l’avenir, c’est :

• être attentif aux évolutions sociales, culturelles, économiques en cours pour que l’établissement d’aujourd'hui avec son organisation, ses acteurs, ses prestations puissent répondre aux besoins nouveaux de demain ;
• être force de propositions et d’actions, de projets réalistes pour ne pas être dans la seule reconduction. La personne hébergée demain… en 2020 n’aura probablement pas le même profil que celle hébergée en 2000. Elle aura d’autres demandes, elle exprimera des besoins différents.

Ce regard vers l’avenir est souvent bloqué sur le court terme, sur le budget : une certaine méfiance pour une prévision structurée qu’on appellera « prospective » persiste. Méfiance parce qu’« une prévision, c’est ce qui ne se réalise jamais… ». Et on oublie la suite de la citation : « mais sans prévision, on va droit dans le mur ».

Or, une prévision, c’est fixer un horizon positif réaliste en :

• faisant vivre un projet d’établissement ;
• donnant du sens au travail de tout le personnel.

On décide aujourd’hui en fonction des forces, des richesses et des faiblesses d’hier et dans la perspective de demain.

Sur quoi bâtir cette prospective?

Il n’y a pas de prospective sans au préalable un diagnostic complet de l’Ehpad ; il faut donc procéder à :

• un diagnostic démographique et social de ses usagers : le nombre de personnes hébergées, leurs âges, leurs ressources, leurs origines territoriales… et la file d’attente… ;
• un diagnostic économique : les coûts des services, les complémentarités, les mutualisations possibles… ;
• un diagnostic social : les acteurs, leurs qualifications, leurs attentes, leur stabilité… ;
• un diagnostic technique mobilier et immobilier : le respect des normes, le vieillissement des bâtiments, des équipements… ;
• un diagnostic qualité et satisfaction des usagers et de leurs familles ;
• un diagnostic financier : les risques économiques et financiers et les marges de manœuvres identifiées à partir des comptes administratifs.

Les marges de manœuvre (cf. Rendre compte de la gestion et élaborer les documents) sont citées ici pour mémoire : ce sont principalement les niveaux d’épargne et d’autofinancement, la capacité d’endettement et la maîtrise des coûts. Les principaux risques économiques et financiers immédiats p...

Avec qui ? Le diagnostic financier doit être établi avec l’équipe de direction, avec l’aide et le conseil de l’expert-comptable et, pour les Ehpad du secteur public, avec l’aide du trésorier des finances publiques selon sa disponibilité. Avec quelle méthode ? Voici une proposition en cinq phases...

Mais qu’est-ce qu’une prospective financière exactement ? C’est une simulation rigoureuse et organisée des flux financiers (entrées et sorties monétaires) de toute nature économique (fonctionnement et d’investissement) attendus sur plusieurs exercices en fonction des engagements pris, des cont...

La prospective financière : quand ? En priorité, la démarche prospective sera lancée lors de la préparation des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens (CPOM). C’est la pierre angulaire de ceux-ci. La prospective financière : avec quels acteurs ? La direction de l’étab...