Dès réception de la convocation au conseil d’école, le responsable du service éducation ou l’un de ses collaborateurs croise les questions inscrites à l’ordre du jour et les informations recueillies dans les services ou auprès des associations et prestataires de services. Une fiche d’information de l’élu est rédigée pour chaque point traité à l’ordre du jour afin qu’il puisse répondre aux interrogations des autres membres du conseil d’école. L’ensemble des fiches constitue le dossier préparatoire au conseil d’école.