Si le domaine des achats liés aux marchés publics est une compétence incontournable, le périmètre d’action de la direction peut être étendu à d’autres secteurs ayant des incidences sur les dépenses de la collectivité. Il peut en être ainsi des contrats de délégation de service public ou des contrats de location immobilière.
La gestion de l’ensemble du cycle achat-approvisionnement-consommation
La direction des achats doit disposer d’une compétence générale sur toutes les acquisitions à titre onéreux de fournitures, services et travaux nécessaires à son fonctionnement, dès lors que celles-ci relèvent du champ d’application du code des marchés publics ou de l’ordonnance du 6 juin 2005. La fonction achats doit être en capacité, au-delà de l’achat à proprement parler (passation des marchés et choix des entreprises), de gérer les opérations d’approvisionnement et de suivi des consommations qui se situent en aval. En effet, les approvisionnements constituent une activité en aval de l’achat qui inclut tout ce qui a trait à l’exécution des marchés passés : émission des bons de commande, réception, stockage, liquidation des factures…
Le suivi de la consommation des produits et prestations de services achetés est également une activité essentielle de l’achat afin de garantir un retour « utilisation » nécessaire à l’amélioration permanente de la définition et de l’expression des besoins à prendre en compte.
Développer des compétences transversales
Il est recommandé, pour des raisons de mise en cohérence de son portefeuille d’attribution, de confier à la direction des achats la gestion des acquisitions de biens et services à titre onéreux, contrats qui ne sont pas soumis à la réglementation des marchés publics : contrats visant à l’acquisition de biens immobiliers ou leur location, contrats de partenariats ou encore délégation de service public.
Il est également logique que la gestion des mises à disposition, prêts et dons d’équipements ou de biens immobiliers soit aussi confiée à la direction des achats.
Enfin, d’un point de vue organisationnel, la direction des achats doit avoir un périmètre d’intervention qui l’amène à collaborer avec d’autres services potentiellement intéressés par les questions d’achats. Outre les services prescripteurs ou utilisateurs, la direction doit travailler avec, par exemple, les services financiers et budgétaires pour le recueil d’informations, ou encore, s’il existe, avec le service en charge du contrôle de gestion.
Dominique Niay
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