Le 20 mars 2009, le service marché public de Lens recevait les offres relatives à l’organisation du carnaval qui aura lieu en juin. Une fête historique et traditionnelle à Lens comme dans toute la région du Nord-Pas-de-Calais. Cette année, son thème sera « Art & civilisation » : « En 2012, le musée Louvre-Lens ouvrira ses portes. Nous voulons sensibiliser la population aux arts », explique Aude Herbez, responsable service fêtes à la ville de Lens. Un événement que Lens souhaite valoriser. Aussi la responsable fêtes a-t-elle proposé aux élus, pour cet événement, un programme de trois ans autour de l’art. « L’arrivée de ce musée est moteur en termes de développement mais fait peur également », pense Stéphanie Dericbourg, responsable marchés publics.
« L’objectif est de montrer que l’art est à la portée de tous. L’école du Louvre vient d’ouvrir et remporte un vif succès. Nous sentons qu’une dynamique se met en place. Nous souhaitons l’utiliser pour le carnaval », rajoute la chargée des fêtes à l’origine du cahier des clauses techniques particulières (CCTP). Le carnaval est prévu le dimanche 28 juin de 10 heures à 19 heures. Il doit répondre à plusieurs objectifs : « créer une ambiance festive, renvoyer une image du centre en mouvement et générer un flux de visiteurs ». D’après le cahier des charges, il doit se composer de 21 groupes au minimum, constitués d’une trentaine de personnes : « 725 personnes défilaient en 2008. L’objectif est de faire aussi bien, voire mieux cette année », poursuit Aude Herbez. L’animation des quatre résidences de personnes âgées est prévue le matin. L’après-midi, le défilé se déroulera sur trois à cinq kilomètres en centre-ville. La parade finale est prévue au stade Bollaert. En attendant l’arrivée du cortège, un autre groupe d’artistes assure une prestation sur la pelouse du stade. « Un concept, une mise en scène, une  scénographie, une programmation et une organisation générale doivent être proposés », indique le CCTP. Ce marché à procédure adaptée est estimé entre 110 000 et 118 000 euros.

Associer civilisation, art et musique

Chaque groupe doit représenter une civilisation et un art. Pour cela, un tableau présentant des civilisations, leur genre musical et leur art est proposé à titre indicatif. Les candidats peuvent proposer des variantes pour lesquelles il est demandé de motiver son choix. « Nous nous bloquerions si nous ne proposions pas cette possibilité. Il est important de pouvoir laisser une fenêtre ouverte au prestataire afin qu’il puisse mettre en avant son savoir-faire », explique Stéphanie Dericbourg. Les critères pour l’attribution sont la qualité de la prestation (70 %) et le prix (30 %). Concernant le critère de qualité, le règlement de consultation précise que « le prestataire sera jugé sur la diversité des prestations artistiques (couleurs, costumes et accessoires, musique et instrument, historique de chacun des groupes (80 %) et animation interactive présentées (20 %) ». « Nous voulons que les groupes fassent participer les personnes présentes », poursuit Aude Herbez au sujet des animations interactives. Deux  prestataires ont soumissionné. « Le thème imposé a dû jouer sur le nombre d’offres reçues. L’année passée, elles étaient au nombre de cinq », continue Stéphanie Dericbourg. L’offre de la société Nord Com événements, d’un montant de 112 000 euros, a été retenue. L’autre candidat « n’avait pas compris le thème artistique comme nous l’entendions », confie Aude Herbez. « Un marché dans tous les cas qui aura eu le mérite de réunir le monde des fêtes et des juristes », conclue la responsable des  marchés publics. Que la fête commence !

Entretien avec Stéphanie Dericbourg, responsable marchés publics et Aude Herbez, responsable service fêtes de la ville de Lens

« Dans un marché récréatif, la négociation sert à échanger »

HA : Comment le service achat et le service fêtes ont-ils travaillé ensemble ?

Stéphanie Dericbourg : À Lens, les services opérationnels rédigent leur cahier des charges techniques. Aude s’est donc présentée avec son travail. Nous avons essayé ensemble d’élaborer un cahier des charges le plus ouvert possible de façon à obtenir un maximum d’offres.

HA : Pourquoi avoir indiqué le nombre de groupes minimum pour le défilé ?

Aude Herbez : L’objectif était de faire au moins aussi bien que l’année passée. Le carnaval réunissait 21 groupes de 25 personnes, soit 725 personnes au total. D’après notre calcul, ce nombre nous permet d’offrir 20 à 25 minutes de spectacle à une famille positionnée au même endroit. C’est un temps raisonnable quand on vient profiter d’une animation avec ses enfants.

HA : Pourquoi avoir demandé des échantillons de costumes et des photos des groupes ?

A.H. : Les échantillons nous permettent de nous faire une idée de la qualité des costumes et de leur effet visuel. Il en va de même des photos des groupes. Le carnaval est un événement visuel, ludique, interactif et festif. Il faut donc que les groupes choisis par le prestataire collent avec le carnaval que nous désirons voir à Lens.

HA : Vous avez trouvé bon de préciser que le prestataire était l’employeur des groupes. Est-ce important ?

S.D. : C’est beaucoup plus simple d’avoir un seul interlocuteur. Pour que la ville soit l’employeur, il aurait fallu obtenir une licence « employeur de spectacle ». Pour cet événement, il aurait géré 21 interlocuteurs différents. C’est une grosse charge de travail. Pour la ville, c’est donc plus simple et sécurisant que le soumissionnaire soit l’employeur. Un employeur auquel nous demandons les justificatifs fiscaux et sociaux.

HA : À quoi la négociation a-t-elle servi ?

S.D. : Dans un marché récréatif, la négociation sert à échanger pour adapter au plus prêt de nos besoins l’offre du prestataire. La négociation ne portait pas seulement sur le prix.
A.H. : Nous avons obtenu des précisions par rapport à l’interprétation que les candidats faisaient du marché. Nous avons pu affirmer nos exigences dans certains domaines comme : obtenir dans le tableau représentant les vikings, des musiciens et non une sono afin d’accentuer l’effet visuel et auditif, par exemple. Nous avons modifié également le tableau « cowboys ». L’animation consistait à les faire tirer avec leurs pistolets, ce qui ne nous convenait pas.

HA : Quels conseils donneriez-vous aux acheteurs qui se lancent dans le carnaval ?

A.H. : Quelle cible veut-on toucher ? Que souhaite-t-on proposer aux habitants : des animations auxquelles ils participent ou non ? Voilà le premier travail. Dans le marché, il faut demander des photos couleurs et es vidéos, souvent en ligne sur le net. Il est intéressant également que les prestataires soient bilingues ou trilingues parce que les groupes viennent du monde entier. Autre conseil : s’y prendre à l’avance. Les réflexions auront lieu en octobre. En novembre, un petit tour au salon Heavent* à Paris leur donnera une vision d’ensemble du marché et en décembre, le marché sera lancé !

HA : Et vous ?

S.D. : Dans les critères de sélection de l’offre, la qualité est plus importante que le prix. Sa pondération doit être plus élevée que celle accordée au prix. La possibilité de variante est indispensable. Ensuite, il faut absolument négocier afin de pouvoir analyser les offres et comparer ce qui peut l’être.

Entretien réalisé par Valérie Siddahchetty
* Cette année, le salon se déroulera du 24 au 26 novembre 2009 : www.heavent-expo.com