Le 15 mai 2008, la ville de Clermont-Ferrand (150 000 habitants, Puy-de-Dôme) émet un avis de publicité pour un marché de prestations intellectuelles en procédure adaptée. La ville veut évaluer les politiques et les pratiques de développement durable et obtenir une assistance à l’actualisation de son agenda 21. « Nous souhaitions être évalués et notés grâce à un système de référence reconnu et fiable afin de poursuivre nos démarches de développement durable de manière efficace », explique Christian Barbalat, le directeur Environnement-Santé de la ville. Ce travail proche du contrôle de gestion doit dégager les principales mesures à développer pour améliorer les actions de la collectivité. De plus, la ville a déposé sa candidature pour organiser ses VI^è rencontres des villes européennes durables. Cette évaluation et une bonne note lui feraient gagner des points.

Pour la rédaction du marché à procédure adaptée, le service Marchés s’appuie sur l’article 28 du Code. Ce marché, estimé à 50 000 euros, est composé d’une tranche ferme sur l’évaluation des pratiques et de la politique de développement durable à réaliser en six mois maximum, et d’une tranche conditionnelle qui porte sur l’analyse de pertinence des indicateurs de  l’agenda 21 en vue d’une mise à jour. Pour la tranche conditionnelle, un accompagnement de deux ans est demandé. « C’est le temps estimé nécessaire pour effectuer une analyse critique des indicateurs », affirme Sylvie Gaudemard, responsable Achats-Marchés de la ville.

L’entreprise est sélectionnée sur la base de la valeur technique de l’offre à 70 % et ensuite sur le prix pour 30 %. La valeur technique dépend notamment de la qualité de la notice méthodologique décrivant les modalités d’exécution. Elle doit préciser les paramètres évalués, le mode de collecte des données, le déroulement des entretiens, la méthode d’analyse et de cotation, le barème de notation, l’effectif, la qualification, l’expérience et les références professionnelles des personnes qui exécuteront la prestation. Enfin, le temps passé globalement, et par phase, par les membres de l’équipe prestataire.

Évaluation extra-financière

Cinq entreprises ont candidaté, dont un cabinet belge, Ernst & Young, Arcet Notation et BMJ Ratings en cotraitance avec KPMG. Pour voir leur candidature retenue, on leur demande de présenter leurs compétences en évaluation extra-financière des entités publiques, de présenter leurs références appliquées à un contexte équivalent à celui de la ville et enfin de donner des exemples de notoriété de leur système de notation. La sélection de l’offre se fait collégialement entre le contrôle de gestion attaché à la direction générale des services, le service des Marchés publics et la direction de l’Environnement-Santé. Un tableau a été élaboré avec le profil des consultants, les références, la qualité des références et le planning. « On a attribué une note sur 4 pour la méthodologie, une note sur 4 pour la méthode de notation et une note sur 2 pour le planning et les moyens humains. Une fois la note technique donnée, on s’est intéressé au prix », ajoute Sylvie Gaudemard.

BMJ Ratings a remporté le marché pour 52 600 euros HT. « Cette entreprise procède de façon autonome à l’évaluation des villes en matière de développement durable sur la base de son système de notation Urbi Valor », explique Christian Barbalat. Clermont-Ferrand attaque aujourd’hui la dernière phase de la tranche ferme avec la communication aux élus. La réalisation de la tranche conditionnelle devrait débuter en septembre 2009.

Entretien avec Christian Barbalat, directeur Environnement-Santé et Sylvie Gaudemard, responsable Achats-Marchés à Clermont-Ferrand

« Ce n’est pas un dossier mécanique »

HA : Quelle a été la partie du cahier des charges la plus compliquée à rédiger ?

Sylvie Gaudemard : La notice méthodologique. Les entreprises sont sélectionnées sur la base des valeurs techniques, donc cette partie du cahier des charges devait être minutieusement rédigée. Nous devions en amont définir avec précision nos besoins. Pour ce faire, la rédaction du cahier des charges s’est réalisée collégialement avec quatre prescripteurs en plus du service Marchés. Il a demandé quatre jours de travail à temps plein. Dans toutes les phrases, chaque mot est en effet pesé. Ce n’est pas un dossier mécanique.

HA : Vous avez décrit minutieusement les phases d’évaluation, quelles sont-elles ?

S.G. : Le cahier des charges comprend trois phases : la collecte des données nécessaires à la détermination des critères d’évaluation (rencontre des acteurs du développement durable, entretiens, identification des dysfonctionnements et des points forts) ; l’évaluation des paramètres de développement durable, c’est-à-dire l’analyse des données collectées et la détermination de la cotation des paramètres d’évaluation pour aboutir à une notation ou à un label ; les préconisations pour l’amélioration des actions de développement durable (analyse des mesures engagées par la collectivité, propositions d’amélioration ou de nouvelles actions, définition d’une stratégie globale en conformité avec les recommandations du MEEDDAT*).

HA : Qu’en est-il de la tranche conditionnelle ?

S.G. : Pour l’analyse des indicateurs de l’Agenda 21, le cahier des charges comprenait trois phases également : l’évaluation de l’Agenda existant, les préconisations pour l’actualisation des indicateurs, l’accompagnement en vue de cette actualisation.

HA : Qu’est-ce qui vous a intéressé dans ce marché ?

S.G. : Ce secteur, plus européen que français, propose des champs d’action très vastes. Certains ont des méthodes éprouvées et des analyses extrêmement pointues. Pour notre part, nous ne souhaitions pas de diagnostics si poussés. D’ailleurs, leur coût était au-delà de nos estimations. C’était le cas de l’offre du cabinet belge, par exemple.

HA : Comment s’est passé cet audit ?

Christian Barbalat : Lors d’une première phase, qui s’est déroulée de juillet à septembre 2008, toutes les directions impactées par le développement durable ont été entendues. Nous avons fourni à l’agence de notation un maximum de documents comme le plan financier ou l’organisation de la ville sur des domaines variés : environnement, cohésion sociale, développement économique, gouvernance. Lors de la seconde phase, de septembre à novembre 2008, BMJ Ratings est revenu vers nous par téléphone pour préciser certains points. Puis le rapport de notation a été finalisé.

HA : Avez-vous pu effectuer des remarques sur le rapport ?

C.B. : Oui. D’ailleurs, certaines ont été prises en compte et d’autres non. Le cabinet a fait preuve d’une parfaite indépendance. C’était le but initial de ce travail : une notation objective.

HA : À quoi cette évaluation a-t-elle servi ?

C.B. : À élaborer des pistes dont certaines ont émergé pendant l’audit. C’est bien qu’un œil extérieur se porte sur la ville. Cela n’a pas le même impact que quand les pistes sont proposées en interne. Ces pistes ont été hiérarchisées et vont permettre aux élus de faire des choix. La direction générale des services désire, entre autres, moderniser l’organisation des services. Toutes les pistes sont en cours d’évaluation à l’heure actuelle.

* Ministère de l’Écologie, de l’Énergie, du Développement durable et de l’Aménagement du territoire.

CONTACTS

Sylvie Gaudemard, responsable Service Achats-Marchés de la ville de Clermont-Ferrand,

Tél : 04 73 42 61 78

Christian Barbalat, Directeur Environnement-Santé de la ville de Clermont-Ferrand,

Tel : 04 73 42 61 12

Hôtel de Ville
10, rue Philippe-Marcombes BP 60, 63033 Clermont-Ferrand Cedex 1