La transmission des savoirs dans le secteur public

Management

La fonction publique fait actuellement face à de massifs départs à la retraite. La perte de savoirs et de savoir-faire devient ainsi un enjeu majeur pour les collectivités. Elle peut en effet être source d’une importante perte de qualité pour le service public.

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Les savoirs, l’expertise, et la mémorisation des connaissances des personnes qui quittent les organisations, particulièrement lors de la prise de la retraite, sont le plus souvent perdus. Cette difficulté n’a cependant jusqu’à présent, jamais été bien résolue dans la Fonction publique. Pourtant, dans un contexte de réduction des effectifs, assurer une continuité dans le traitement des dossiers et dans la conservation des savoirs à la suite du départ d’un agent, est une richesse dont les collectivités ne peuvent se passer sans risques.
 

Identifier les emplois sensibles pour mieux les conserver

Pour s’engager dans une démarche d’identification des risques en matière de transmission des savoirs sur les fonctions de soutien, une administration doit d’abord sélectionner les entités (directions, services, bureaux…) sur lesquelles elle souhaite faire porter l’analyse. Puis, pour chaque entité considérée, l’analyse peut s’effectuer soit en terme de criticité, soit en terme de transmission des savoirs.

Commencer par une analyse GPEEC (gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences) permet de définir un ordre de priorité des différents thèmes ayant un intérêt en matière de transmission des savoirs. Les données quantitatives permettront d’identifier les emplois-type (et/ou les filières et/ou les emplois références, en fonction des situations de départ et de la taille de la structure) pour lesquels il y a une relative urgence à agir.

La capacité à transférer les savoirs au sein d’une administration est très dépendante des modes d’organisation préexistants. C’est pourquoi, il est utile de les approcher via quelques grandes caractéristiques : la sensibilité liée au positionnement du poste, la sensibilité liée à la nature transverse du poste, la sensibilité liée aux savoirs formels mobilisés ou encore la sensibilité liée aux savoirs informels mobilisés.
 

Les points sur lesquels insister en matière de transmission des savoirs

Afin de déterminer les emplois-types plus concernés que d’autres en matière de turn-over, de mobilité externe, de départ en retraite, il est utile de mobiliser la GPEEC quantitative (combien de compétences disponibles à court, moyen et long terme). Il s’agit de bien focaliser les analyses sur ces métiers à risques démographiques avant d’engager une démarche d’analyse qualitative des risques.

Les risques en matière de transmission des savoirs s’appréhendent mal si l’on privilégie l’approche stratégique. En effet, les métiers les plus exposés ne sont en général pas ceux pour lesquels il y a des risques importants en matière de transmission des savoirs. Le nombre d’agents affectés à ces missions est en effet souvent suffisant. De plus, ils sont souvent en capacité de transmettre aisément leur savoir.

Les méthodes d’identification des risques en matière de transmission des savoirs pour les activités de soutien peuvent être basées sur deux analyses complémentaires. Une analyse qui porte sur les structures, les organisations de travail, et une analyse qui concerne les situations de travail. Mener à terme en parallèle ces analyses permettra d’obtenir une première contribution, d’ordre méthodologique, à l’identification des compétences « sensibles », afin de pallier au mieux aux risques de perte de compétences.

 

Pour aller plus loin : Guide de la transmission des savoirs dans la Fonction publique, Guide méthodologique, DGAFP

Posté le par Rédaction Weka

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