Carte d’achat : le réseau distribué, un facteur déterminant dans le choix de la solution

Largement utilisée dans les pays anglo-saxons tant au sein des organisations privées que publiques, la carte d’achat peine à s’installer en France, alors même que son utilisation est très encouragée par Bercy pour contribuer à la professionnalisation de l’achat public. Seuls 158 établissements publics y avaient recours en 2008.

La carte d’achat, un outil de gestion des achats à faible montant

Moyen de paiement confié à certains agents d’une administration ou d’une collectivité, ou bien à des salariés d’une entreprise, mandatés par leur organisation, la carte d’achat permet d’effectuer des transactions d’achat auprès de fournisseurs préalablement référencés. Au-delà d’un simple moyen de paiement, la carte d’achat est avant tout un outil de gestion et d’optimisation du processus de traitement administratif pour les achats de faible montant. Dans une organisation publique, les dépenses inférieures à 150 euros vont en moyenne représenter 4 % de la valeur des dépenses pour près des deux tiers du nombre des transactions.

Le coût de traitement, de la commande proprement dite à l’exécution du paiement, étant de l’ordre de 80 à 100 euros, ces achats génèrent un travail considérable sans rapport avec l’enjeu financier qu’ils représentent.

À l’inverse, on estime à 25 euros le coût de traitement d’une transaction via la carte d’achat, soit une économie de l’ordre de 70 %.

Des avantages pour tous les acteurs concernés

Pour les acheteurs, la délégation à l’utilisateur des achats à faible enjeu va leur permettre de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Pour les utilisateurs, cela va se traduire par une plus grande autonomie et un gain de temps considérable pour approvisionner une partie de leurs besoins.

Pour la comptabilité, la réduction du nombre des factures à traiter va permettre de réaffecter des ressources à des tâches à plus forte valeur ajoutée, voire de se mettre en conformité avec la réglementation sur les délais de règlement des autres achats.

Pour les fournisseurs concernés, cela va se traduire par une amélioration importante de la trésorerie avec des délais de règlement sous quatre à cinq jours contre 45 jours pour un règlement classique.

Quel est le marché ?

La plupart des établissements financiers de premier rang (BNP, Crédit Agricole, Société Générale, etc.) proposent des solutions de cartes d’achat reposant sur les trois grands réseaux présents en France (Visa, Mastercard et American Express).

Les offres commerciales s’articulent généralement autour des trois postes suivants :

• prix liés à la délivrance des cartes (création, suppression, modification, opposition) ;

• prix liés à l’utilisation des cartes (commission sur volume, sur transaction) ;

• prix liés à la fourniture des reporting.

Cependant, l’enjeu de la sélection est certainement moins dans le coût des cartes (de quelques dizaines d’euros à la délivrance quasi-gratuite des cartes selon la taille du marché) que dans la qualité des services environnants (formation des utilisateurs, fourniture des reporting, etc.) ou l’adéquation avec la couverture du réseau utilisé.

Sur ce dernier point, il est à noter que le réseau distribué peut être un élément déterminant dans le choix de la solution.

En fonction des fournisseurs ciblés, leur taux d’acceptation sera plus ou moins grand selon le réseau (par exemple Visa et Mastercard, via le Groupement des cartes bancaires, seront réputés plus largement diffusés qu’American Express dans un certain nombre de cas).

Une solution compatible avec la réglementation du secteur public

Avec le décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 relatif à l’exécution des marchés publics par carte d’achat, cette dernière est devenue un mode normal d’exécution des marchés publics. Dès lors, son adoption par une entité publique relève d’une décision qui lui est propre.

La mise à disposition de cartes d’achat fait l’objet d’un contrat entre une entité publique et un établissement financier émetteur de cartes d’achat. Il est désigné sous le terme de « marché d’émission de cartes d’achats ». La passation de ce marché est soumise aux dispositions du Code des marchés publics (par exemple dans le cadre d’un MAPA) et respecte le principe de transparence et d’égalité de traitement des candidats.

Une fois le dispositif mis en place, à l’exception des marchés de travaux et de ceux faisant l’objet d’une avance forfaitaire ou facultative, tout marché peut être exécuté par carte d’achat auprès de fournisseurs préalablement référencés, pour peu qu’il soit cohérent avec le moyen utilisé (achats récurrents, de faible montant, besoins de délégation sécurisée du droit de commande aux agents).

La démarche à mettre en place

La mise en œuvre de la carte d’achat constitue un véritable projet, généralement structuré autour des quatre phases suivantes.

1. Analyse d’opportunité : il s’agit de cartographier les dépenses afin de définir précisément le périmètre cible et d’analyser les impacts de la mise en œuvre de cet outil sur l’organisation et les processus existants.

2. Choix de la solution : il s’agit de définir les processus de contrôle et les indicateurs de performance, de rédiger le cahier des charges, de consulter et de sélectionner l’établissement financier émetteur des cartes.

3. Réalisation d’un « pilote » : il s’agit de valider, sur un périmètre restreint, les nouveaux modes de fonctionnement.

4.Sécurisation du déploiement : il s’agit d’accompagner le changement auprès des populations concernées en interne (acheteurs, utilisateurs et comptabilité) et en externe (fournisseurs) à travers une campagne de communication et de formation, et de mettre en place des outils de reporting et de contrôle.

En bref, la carte d’achat permet de contribuer à l’amélioration du fonctionnement des organisations. Si sa mise en œuvre ne présente pas de complexité technique particulière, elle nécessite en revanche une gestion de projet serrée. À ce titre, un accompagnement externe par un prestataire rompu à la gestion du changement et capable de transformer les ressources ainsi économisées en gains financiers, constituera une aide précieuse.

Pour aller plus loin : APECA – Association des Professionnels Européens de la Carte d’Achat