Dématérialisation : aider les entreprises à passer le cap

Le Code des marchés publics de 2008 donne la possibilité aux pouvoirs adjudicateurs d’exiger systématiquement la remise des offres sous la forme électronique. Et les entreprises informatiques sont déjà dans l’obligation de dématérialiser toutes les pièces de leurs marchés.
Une première étape dans la poursuite de l’objectif d’une administration « zéro papier » avait été franchie avec l’obligation inscrite dans le code des marchés de 2005.
Voici quelques conseils pour surmonter les derniers obstacles avant la dématérialisation totale des procédures de marchés publics.

Mutualiser les plate-formes

S’engager dans un processus de mutualisation des plates-formes électroniques permet d’optimiser les coûts de fonctionnement qui en découlent et de limiter pour les candidats le nombre de sites à visiter pour connaître les procédures en cours de consultation.

Faire évoluer les dossiers de consultation des entreprises (DCE)

Le pouvoir adjudicateur veillera à ne pas verrouiller le format des documents qui doivent être renseignés par les entreprises, le PDF devant être réservé aux seuls documents qui ne doivent pas être modifiés. Sans doute devons-nous réfléchir à des dispositions plus innovantes de nos dossiers de consultation en recourant plus fréquemment aux formulaires qui garantissent au pouvoir adjudicateur le contenu des informations qu’il met en ligne tout en facilitant son remplissage par le candidat.

Conserver un peu de papier

Les plans, bien que fournis de manière dématérialisée, doivent être disponibles sous la forme papier car, dans la majorité des cas, les entreprises demandent un exemplaire sous cette forme pour faciliter leur réponse.

Rassurer les candidats

L’acheteur n’hésitera pas à valoriser auprès des candidats les avantages de la dématérialisation tout en répondant aux objections qui sont généralement formulées :

• « Le coût de l’impression des documents est transféré aux entreprises ». Est-il nécessaire d’imprimer tous les documents ? Par ailleurs, les frais d’affranchissement sont diminués aussi pour les entreprises.

• « Recourir à l’informatique est moins sûr que la transmission papier ». Tout d’abord, la durée d’acheminement est très nettement diminuée, ensuite un message atteste de la bonne réception de l’offre. Enfin, quelle garantie a-t-on que le contenu de l’offre papier ne soit pas dévoilé avant son arrivée ? L’intégrité de l’offre dématérialisée est totalement garantie par la signature électronique.

Rester prudent

S’il est séduisant, pour les pouvoirs adjudicateurs, de saisir dès maintenant l’opportunité d’exiger systématiquement la remise des offres sous la forme électronique, attention néanmoins à ne pas réitérer les erreurs commises en 2005. Est-il cohérent, en effet, d’exiger des offres électroniques alors que la transmission au contrôle de légalité et au comptable balbutient au point que, dans bien des cas, il est nécessaire de rematérialiser l’offre pour que les contrôles puissent s’opérer conformément aux desiderata des services de l’État ?

Catherine Lambert
Expert juridique à l’AACT et directeur de la commande publique
au conseil général de la Côte d’or