Situations d’urgence : achetez vite mais bien

Pour procéder à des achats dans l’urgence, l’acheteur doit commencer par définir cette urgence, en veillant à prendre les précautions nécessaires, notamment pour ne pas trop limiter l’accès des entreprises à son marché.

Urgence simple ou urgence impérieuse ?

L’acheteur commencera donc par caractériser l’urgence. Le Code des marchés publics donne, à ce titre, une définition précise de l’urgence impérieuse : « Il s’agit d’une situation résultant de circonstances imprévisibles n’étant pas du fait du pouvoir adjudicateur » (article 35). L’imprévisibilité de la situation (survenance d’une tempête par exemple) suppose donc qu’un marché conclu pour y faire face n’ait fait l’objet d’aucun recensement prévisionnel des besoins. L’urgence simple n’est en revanche pas définie, et ce pour laisser à l’acheteur la possibilité d’y avoir recours dans des situations variées. Ce dernier a l’obligation de motiver la décision de procéder à un tel achat, tout en conservant tout élément susceptible de prouver le caractère urgent de la situation, en cas de contentieux.

Un prix pondéré à 65 % au minimum

La réduction des délais de mise en concurrence occasionnée par l’urgence peut contribuer à diminuer le nombre d’entreprises candidates. Afin de ne pas aggraver ce phénomène, il convient de n’inscrire au cahier des charges que les spécifications techniques minimales essentielles. L’acheteur s’abstiendra donc d’exiger des produits certifiés ou labellisés. Il convient également d’éviter la demande de références ou qualifications professionnelles trop poussées, susceptibles de rebuter des candidats potentiels pourtant capables de répondre en urgence à son besoin. Afin de contrer toute tentative de surfacturation des prestations de la part de fournisseurs pouvant détourner l’urgence de la commande à leur profit, l’acheteur n’oubliera pas de pondérer le critère prix à au moins 65 %.

La durée de mise en concurrence est réduite, voire non requise, dans le cadre de l’urgence impérieuse (art. 35-II-1° du CMP). Dans ce dernier cas, l’acheteur contacte directement une ou plusieurs entreprises proposant des fournitures ou services susceptibles de répondre dans l’urgence au besoin, leur demande de fournir un devis et conclut le contrat. Celui-ci peut d’ailleurs l’être à prix provisoire si les prestations sont jugées trop complexes pour être précisément estimées par l’acheteur et chiffrées par les candidats.

Attention à ne pas trop réduire les délais de publicité

Dans le cas de l’urgence simple, l’acheteur doit optimiser les délais de publicité et de mise en concurrence. Attention à ne pas les réduire au point qu’aucune entreprise ne puisse déposer une offre, notamment dans le cadre d’un MAPA, pour lequel seule la notion de « délai raisonnable » (à apprécier en fonction de la situation) encadre le délai fixé par le pouvoir adjudicateur. Si le marché doit être passé selon une procédure formalisée, l’acheteur optera pour la procédure de l’appel d’offres restreint pour lequel le délai de publicité peut être ramené à quinze jours, voire dix si l’avis est envoyé par voie électronique. Les délais de mise en concurrence ne peuvent être réduits pour des motifs d’urgence dans le cadre de l’appel d’offres ouvert (art. 57-II-1° du CMP).

Analyser les offres et conclure le marché

En cas d’urgence impérieuse, l’acheteur se contentera d’une analyse sommaire sur la seule compatibilité des biens acquis ou des services fournis au besoin du pouvoir adjudicateur, puis procèdera à un échange de lettres (par fax si besoin), si aucun document constitutif du marché n’a pu être préparé à temps.

En cas d’urgence simple, il convient de suivre les étapes classiques d’attribution d’un marché, en jugeant les offres en fonction des critères préétablis puis en concluant le marché selon les mêmes modalités que pour tout autre achat.