La dématérialisation des marchés publics, la résolution de la rentrée !

Passation des marchés

Il y a presque un an et demi, nous publions un article intitulé « Dématérialiser tes marchés publics tu devras ». À quasiment un an de l’entrée en vigueur, au 1er octobre 2018, de l’obligation de dématérialiser toutes les procédures de marchés publics supérieures à 20 000 € HT, force est de constater que le chemin parcouru reste faible et que celui à parcourir demeure important.

Ainsi en cette rentrée, s’il est une résolution à prendre aussi bien au niveau des entreprises que des acheteurs publics, c’est bien celle d’inscrire définitivement la dématérialisation des processus de marché au sein de leurs procédures, en tentant de faire de cette obligation bien plus une opportunité qu’une contrainte.

Une volonté européenne forte de longue date, une volonté française récente mais in fine bien réelle !

« Il est temps d’agir. La passation électronique de marchés publics représente un potentiel inexploité important pour l’économie de l’UE. Elle peut simplifier le déroulement des passations de marchés, réduire la charge de travail et les coûts, accroître la participation des PME et déboucher sur une meilleure qualité et des prix plus faibles. Plus tôt la transition commencera, plus tôt les avantages offerts par la passation électronique de marchés se concrétiseront. », déclaration de M. Barnier, commissaire européen (2012).

La France si elle s’est inscrite tardivement dans cette perspective semble, depuis 2015, témoigne d’une approche différente considérant les nombreux avantages liés à la dématérialisation notamment en matière de marchés publics. Ainsi Emmanuel Macron, alors ministre de l’Économie déclarait « nous allons mettre en place dès l’année prochaine un groupe de travail pour harmoniser puis déployer les procédures de dématérialisation, avec un objectif de 100 % de procédures sans papier d’ici à 2018 », (22/07/2015, Les Échos).

Le Gouvernement a ainsi lancé dès juillet 2015 un « plan national de dématérialisation des marchés publics » qui apporte des solutions concrètes pour généraliser la dématérialisation des procédures. Il contient notamment les propositions suivantes : l’harmonisation des plateformes « acheteurs », la simplification du régime des signatures électroniques ou encore des rubriques obligatoires au sein des avis de publicité.

Rappelons également et en complémentarité :

  • La mise en place du marché public simplifié (MPS) depuis 2015 ;
  • Le programme de développement concerté de l’administration numérique territoriale DcANT en 2015 ;
  • Le déploiement avancé à l’échelle européenne du DUME.

Comprendre les freins historiques en France et y remédier

À l’heure où de nombreux états membres ont « digitalisé » leurs marchés publics, il est toujours difficile de comprendre pourquoi la France, terre d’innovation, peine à s’inscrire dans cette démarche.

Le contexte spécifique de l’achat public en France explique pourtant aisément ce contexte :

  • Près de 132 500 acheteurs publics soit un acheteur public sur deux en Europe ;
  • Un achat public français encore éclaté portant plus de la moitié du volume totale des procédures initiées au sein de l’Union Européenne ;
  • Un tissu économique unique basé sur plus 3 millions de TPE-PME soit 99,8 % du total des entreprises ;
  • Une culture historique « juridique » freinant naturellement le digital ;
  • Une conduite du changement plus difficile et souvent initiée par l’ « obligation ».

Tout est donc lié ! Obligation réglementaire, professionnalisation accélérée des acheteurs et des entreprises, mutualisation et concentration de l’achat public sur des opérateurs nationaux ou régionaux, volonté politique forte.

De nombreux avantages pour les entreprises et notamment pour les TPE-PME

La digitalisation de l’environnement économique est un processus de fond. Au-delà des marchés publics, ne pas passer ce cap pour une entreprise est inconcevable.

La réponse électronique aux marchés publics ne constitue d’ailleurs qu’une des briques de la nécessaire professionnalisation des entreprises vis-à-vis d’une commande publique leur étant devenue indispensable de par sa manne financière, son caractère stable en période de crise et la nécessaire caution apportée par celle-ci au notamment aux entreprises innovantes ou à vocation exportatrice.

Parmi les nombreux avantages de la dématérialisation, citons :

  • Un accès facilité et ciblé aux dossiers de consultation notamment via la mise en place de dispositifs d’alerte spécifiques ;
  • Une homogénéisation accélérée des profils acheteurs et donc une harmonisation des procédures ;
  • L’accès aux bourses à la co-traitance ou sous-traitance développées au sein de nombreux profils acheteurs ;
  • L’assurance d’échanges transparents, tracés et sécurisés avec l’acheteur public ;
  • La possibilité d’exploiter les formats numériques (notamment vidéo) pour optimiser sa réponse et mettre en avant ses éléments de différenciation.

La dématérialisation des procédures de marchés publics confortent donc les trois grands principes de la commande publique.

Des opportunités insuffisamment perçues par les acheteurs publics

Combien de fois au sein de colloques ou tables rondes, des acheteurs publics se sont mobilisés pour témoigner des risques liés à la dématérialisation pour les TPE-PME. Cette position aujourd’hui quasi-dissipée témoignait probablement davantage de craintes des acheteurs eux-mêmes que des entreprises.

En effet, le retour d’expérience d’acheteurs mâtures en la matière (État, UGAP, Andra, Région Bretagne, Région Bourgogne Franche Comté, Département des Yvelines, Ville de Nevers, Strasbourg,…) démontre que les investissements à mettre en œuvre sont nombreux (équipements, logiciels, formation, conduite du changement, mise en place de référents internes, réécriture des processus,…) et ne peuvent être mis en œuvre que sous l’égide d’une mobilisation de l’entité publique. Cette démarche ne peut réussir si elle est uniquement vue comme une réponse réglementaire et doit être portée par les nombreux avantages suivants :

  • La plus grande visibilité de leurs dossiers de consultation et l’assurance d’une concurrence importante ;
  • La sécurisation de leurs procédures notamment liée aux dispositifs de traçabilité, d’échanges sécurisés et à l’horodatage des dépôts de toutes sortes ;
  • La qualité de la signature électronique qui assure un parfait engagement de l’entreprise ;
  • Le gain de temps moyen réalisé par procédure. L’UGAP assure ainsi avoir gagné plus d’un mois lors de ses procédures d’appels d’offres ouverts (optimisation des phases d’ouverture de plis, fluidité des échanges et automatisation des obligations sociales et fiscales) ;
  • L’exploitation de formats numériques, notamment vidéo évitant de longues descriptions techniques par exemple ou encore de mots clés de recherche au sein des offres ;
  • Une diminution de certaines charges administratives (DCE papiers, rapports internes, lettres,…) ;
  • Un archivage structuré et automatisé notamment via des métadonnées.

Paradoxalement, la période la plus complexe pour de nombreux acheteurs publics pourrait se situer entre maintenant et fin septembre 2018 ! En effet, sauf à imposer d’eux-mêmes la réponse électronique, ceux-ci vont devoir en pleine période de mutation et de conduite du changement devoir gérer un processus « papier » et un processus « électronique ». Ceci explique d’ailleurs pourquoi l’UGAP, par exemple, a pris l’initiative dès le 1er janvier 2014 d’imposer pour toutes ses procédures la réponse électronique devançant avec raison et sans dommages avérés, l’obligation qui lui incombait au 1er avril 2017.

Nous ne pouvons donc conseiller aux acheteurs publics que d’imposer au plus tard au 1er janvier 2018 cette obligation, le taux de réponses électroniques s’accélérant naturellement depuis de longs mois car privilégiées par des entreprises qui quant à elles n’ont aucun intérêt à maintenir deux processus distincts.

En conclusion

Dans le contexte d’une digitalisation et transformation numérique de l’économie et de l’action publique, rien ne pouvait justifier que la commande publique y échappe. Et ce pour la simple raison que cette approche a démontré tout son sens ne serait-ce qu’en matière de liberté d’accès, d’égalité de traitement et de transparence. Autre avantage indéniable, le lien étroit entre ces processus et la mise en place d’un réel Open Data de la commande publique, indispensable au gouvernement pour planifier, mesurer et évaluer toute politique publique (rationalisation, accès des TPE-PME, développement durable,…)

La France se démarque en matière de commande publique par son nombre unique d’entreprises en Europe (notamment en part de TPE-PME) et par sa dispersion de l’achat public (près de 132 500 acheteurs et plusieurs dizaines de milliers de procédures). Un contexte rendant naturellement plus complexe toute conduite du changement.
Mais de nombreuses entreprises et de nombreux acheteurs publics ont, et depuis plusieurs années, passé ce cap avec succès, montrant la voie aux autres.

Reste ainsi à ceux encore en retard à ne plus concentrer leurs efforts à démontrer les risques associés à la dématérialisation mais bien à passer ce cap avant l’échéance du 1er octobre 2018 au risque de s’exclure de cette commande publique 3.0 !

Pour accélérer et garantir ce positionnement stratégique dans les temps, les acheteurs et les entreprises peuvent disposer notamment via les Éditions WEKA d’un accompagnement performant traduit au travers d’outils régulièrement actualisés mêlant contexte réglementaire et bonnes pratiques.

Sébastien Taupiac,
Directeur Santé à l’UGAP

Posté le par Rédaction Weka

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