Partie 5 - L'information documentaire à l'heure de la transformation digitale
Chapitre 4 - De l'importance de la gouvernance de l'information
5.4/1 - Introduction à la gouvernance de l'information
I - Contexte
Au cours de ces dernières années, les organisations ont fait des efforts conséquents pour gérer au mieux les différents contenus qu'elles produisent, achètent et utilisent quotidiennement. Ces efforts se sont généralement concrétisés par la mise en œuvre et l'utilisation de solutions toujours plus performantes de gestion des contenus faisant émerger une nouvelle discipline : l'Enterprise Content Management ou ECM. Ainsi, ces nouvelles solutions d'ECM sont venues s'ajouter à la déjà longue liste des systèmes existants dans les organisations qui gèrent, plus ou moins bien, des contenus : serveurs de messageries électroniques, disques partagés, systèmes de GED, plates-formes de travail collaboratif…
Aujourd'hui, la nécessité de fournir aux collaborateurs des informations pertinentes et directement exploitables malgré la multitude des systèmes, oblige les organisations à s'orienter vers la gouvernance de l'information.
II - Gestion des contenus et gouvernance de l'information
Généralement le terme de gestion des contenus fait référence aux processus et aux technologies supportant la création, la validation, la publication et l'archivage des contenus de l'entreprise en s'inscrivant dans une démarche collaborative.
Mais cette gestion des contenus, intimement liée aux solutions d'ECM, reste bien souvent « localisée ». En effet, dans la plupart des cas, les organisations ont mis en place ces solutions pour répondre à des besoins spécifiques issus de directions ou de départements particuliers : mise à disposition auprès des collaborateurs du service comptable des images de factures, gestion de contrats pour le département juridique, système de publication web pour la direction de la communication, espaces de travail collaboratif pour la gestion de projet, messagerie électronique pour l'ensemble des collaborateurs, etc.
Malheureusement, l'approche transversale par processus métiers entamée par de très nombreuses organisations pour s'adapter à leur marché demande de plus en plus aux collaborateurs d'obtenir, d'agréger et d'utiliser des contenus provenant de différentes sources ou systèmes connexes d'information.
Trop peu d'organisations donnent à leur gestion des contenus une dimension globale et transversale à laquelle sont associées des notions d'organisation, de standards et de stratégie d'entreprise ; notions qui sont au cœur de la gouvernance des contenus.
Ainsi, la gestion des contenus ne traite que très rarement des questions relatives au cycle de vie des contenus pouvant « transiter » par différents systèmes aux logiques différentes et spécifiques :...
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