Base de données juridiques

circulaire du 4 novembre 2009

NOR IOCB0923128C
Nature Circulaire
Date 04/11/2009

RÉPUBLIQUE FRANÇAISE

Ministère de l'intérieur, de l'outre-mer

et des collectivités territoriales

NOR: IOCB0923128C

Circulaire du 4 novembre 2009

Relative aux modalités d'accueil des étudiants de l'enseignement supérieur en stage dans les collectivités territoriales et leurs établissements publics ne présentant pas un caractère industriel et commercial

Le secrétaire d'Etat à l'intérieur et aux collectivités territoriales

A

Madame et Messieurs les préfets de Région

Mesdames et Messieurs les préfets de département

Lors de son discours du 24 avril dernier en faveur de l'emploi des jeunes, le Président de la République a manifesté sa volonté de favoriser l'accès des étudiants aux stages et d'en améliorer les conditions, notamment dans la fonction publique.

Je souhaite que vous puissiez sensibiliser les collectivités territoriales et leurs établissements publics à l'intérêt qui s'attache à la mise en œuvre de bonnes pratiques en matière d'accueil des étudiants de l'enseignement supérieur en stage, en référence aux règles et principes applicables dans les entreprises et désormais au sein de la fonction publique de l'Etat.

C'est pourquoi je vous demande d'inviter les collectivités et leurs établissements publics susceptibles d'accueillir des étudiants de l'enseignement supérieur en stage à se reporter aux principes exposés ci-après, qui permettent d'encadrer les stages et de sécuriser le parcours des étudiants.

I. Champ de la présente circulaire

La présente circulaire concerne les stages effectués par les étudiants auprès des collectivités territoriales ou de leurs établissements publics non industriels et commerciaux, dans le cadre d'un cursus universitaire que ces étudiants ont vocation à compléter et qui ont pour objet principal la familiarisation avec le milieu professionnel.

L'Etat a reconnu, dans le cadre des orientations données à ses services, le principe selon lequel le stage est associé à un parcours de formation. Ainsi, les personnes ayant achevé leur formation universitaire n'ont en principe pas vocation à être accueillies pour accomplir des stages dans les collectivités territoriales ou leurs établissements publics. Vous veillerez à appeler l'attention des collectivités territoriales et de leurs établissements publics sur ce point.

II Recommandations

Les recommandations de bonnes pratiques que vous porterez à la connaissance des collectivités territoriales et de leurs établissements publics reprennent les principaux points évoqués dans la circulaire du 23 juillet 2009 relative aux modalités d'accueil des étudiants de l'enseignement supérieur en stage dans les administrations et les établissements publics de l'Etat ne présentant pas un caractère industriel et commercial (publiée à l'adresse suivante www.circulaires.gouv.fr/pdf/2009/07/cir_29150.pdf ), tout en apportant des aménagements tenant compte de leurs spécificités.

1 - Le conventionnement

La signature d'une convention de stage entre l'établissement d'enseignement, le stagiaire et la collectivité territoriale ou l'établissement public d'accueil, permet de définir, avant le début de stage, les principales conditions de déroulement de celui-ci.

Cette convention peut utilement préciser, à l'exemple de celle proposée aux stagiaires des administrations et établissements publics de l'Etat (art. 2 du décret n°2009-885 du 21 juillet 2009 et annexe de la circulaire du 23 juillet 2009), l'objet, les dates et la durée du stage, le nom et la fonction du maître de stage, le régime juridique auquel est soumis l'étudiant pendant le stage (notamment en matière de sécurité sociale), les modalités d'évaluation du stage ainsi que les conditions d'accueil en stage (horaires, locaux, remboursement de frais, etc.).

Elle comprend toute information permettant de préciser le déroulement du stage et de clarifier les engagements de l'étudiant, de la collectivité ou établissement public d'accueil et de l'établissement d'enseignement prescripteur du stage.

La convention de stage mentionne avec précision les engagements de l'établissement d'enseignement (définition des objectifs du stage, modalités de suivi de l'étudiant pendant la durée du stage, identification de l'enseignant responsable du stage, modalités d'évaluation du stage...) ainsi que le temps de présence du stagiaire.

A l'issue du stage, il est recommandé de délivrer une attestation de stage à l'étudiant, décrivant notamment les principales activités confiées. Ce document pourra, en effet, lui être utile pour accompagner ses démarches d'insertion professionnelle.

2 - Désignation d'un tuteur

La désignation d'un responsable de stage ou d'une équipe tutoriale au moment de l'accueil du stagiaire constitue une garantie de qualité du stage et devrait être systématique. La présence d'un encadrement permet notamment de guider l'étudiant, de favoriser son intégration dans le service, de l'aider dans l'acquisition des compétences nécessaires et d'évaluer la qualité du travail effectué.

3 - Durée de stage

La durée du stage, initiale ou cumulée, doit rester dans des limites raisonnables. Par référence à la pratique des stages en entreprises, il est souhaitable qu'elle n'excède pas en principe six mois, sauf lorsque le stage s'inscrit dans un cursus pédagogique particulier qui prévoit une durée supérieure.

4 - Conditions d'accueil

La structure d'accueil devrait veiller à offrir au stagiaire les moyens matériels nécessaires à l'accomplissement de sa mission (informatique, téléphone, accès à Internet, etc.) et à lui garantir l'accès aux informations essentielles (documentation, archives, médias, etc.) ainsi qu'à tous les locaux indispensables au bon déroulement de son stage, dans le respect des restrictions particulières découlant de l'application des règles de confidentialité et de discrétion professionnelle.

S'agissant des horaires de stage, la structure d'accueil est invitée à prendre en compte la situation personnelle du stagiaire (domicile, situation familiale, activités bénévoles ou salariées exercées par ailleurs, etc.).

5 - Conditions d'indemnisation des frais engagés à l'occasion du stage

Quelles que soient la nature et la durée de son stage, tout étudiant peut bénéficier d'un défraiement pour les frais engagés à l'occasion du stage.

En matière de restauration, il est souhaitable qu'il puisse accéder au restaurant administratif au tarif le plus bas ou, le cas échéant, puisse bénéficier de facilités équivalentes à celles accordées aux agents du service.

En matière de transport, le stagiaire peut bénéficier d'une prise en charge partielle de son abonnement de transports publics entre son domicile et son lieu de stage dans les conditions prévues par le décret n°2001-654 du 19 juillet 2001 fixant les conditions et les modalités de règlements des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités locales et établissements publics mentionnés à l'article 2 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et abrogeant le décret n° 91-573 du 19 juin 1991. Cette prise en charge facultative est mise en œuvre à l'initiative des collectivités et de leurs groupements, au regard notamment de la durée du stage, comme dans le secteur privé et les administrations de l'Etat.

Le stagiaire peut également bénéficier du remboursement des frais de mission exposés dans le cadre du stage.

Est considéré comme étant la résidence administrative de l'étudiant l'élève le lieu de stage indiqué dans la convention de stage.

6 - Modalités de gratification des stages d'une durée supérieure à 2 mois

6-1. Lorsque l'organe délibérant en a prévu le principe et ouvert des crédits à cette fin, l'autorité territoriale peut faire bénéficier le stagiaire d'une gratification.

Aux termes de l'article L. 242-4-1 du code de la sécurité sociale, rendu applicable aux étudiants en stage dans les organismes publics par le f du 2° de l'article L. 412-8 du même code, cette gratification n'est pas considérée comme une rémunération dès lors qu'elle n'excède pas 12,5% du plafond de la sécurité sociale. Elle entraîne à ce titre une franchise de cotisations et de contributions sociales de la part de l'organisme d'accueil comme de la part du stagiaire.

Afin d'éviter tout risque de requalification de la gratification en salaire en cas de contentieux, il est recommandé, à l'instar de ce que prévoit le décret du 21 juillet 2009 pour les stagiaires de l'Etat, que le montant de la gratification n'excède pas le plafond prévu par l'article L. 242-4-1 du code de la sécurité sociale.

Pour conserver à la gratification son caractère de récompense forfaitairement accordée en contrepartie de services effectivement rendus à la collectivité publique, il est également souhaitable qu'elle soit réservée aux stagiaires ayant passé plus de deux mois consécutifs en stage dans la même collectivité ou le même établissement. Ce régime est celui applicable aux stages dans les administrations de l'Etat, et devrait être prochainement étendu, sous réserve de son adoption par le Parlement, aux stages effectués en entreprise.

L'étudiant peut cumuler sa gratification avec une rémunération perçue en contrepartie de l'exercice d'une activité publique ou privée distincte.

6-2. Lorsque l'activité professionnelle effectuée pour le compte de l'organisme d'accueil le justifie, ce dernier peut prévoir le versement au stagiaire d'une rémunération d'un montant au moins égal au SMIC horaire.

Il ne s'agit pas alors d'une gratification au sens de l'article L. 242-4-1 du code de la sécurité sociale mais d'une rémunération en contrepartie d'un service réalisé pour le compte de la collectivité territoriale ou de l'établissement public.

Le versement de cette rémunération doit être prévu dans le cadre d'un contrat de travail, distinct de la convention de stage. Bien entendu, cette rémunération exclut le versement simultané d'une gratification au stagiaire concerné.

Je vous remercie d'assurer la diffusion la plus large de la présente circulaire.

Alain MARLEIX