Définitions
La généralisation, depuis une quinzaine d'années, de l'usage de techniques numériques a contribué à bouleverser durablement le cycle de production de documents. La création, l'indexation, la recherche, le stockage et le classement de documents mettent en œuvre désormais de nouvelles méthodes, techniques et outils.
Logiciels documentaires dans les années 1960, puis documents numériques, première génération de la GED, acquisition numérique, numérisation, OCR... autant de vocables que de révolutions technologiques pour les producteurs et utilisateurs de documents, ainsi que pour les professionnels de l'information-documentation. Aujourd'hui, il ne s'agit plus de recopier sur écran un texte mis en page avec des techniques de publication assistée par ordinateur. L'enjeu est désormais d'intégrer la production documentaire dans un système global de gestion de l'information.
La gestion de contenus informationnels est ainsi devenue un enjeu crucial, tant pour les éditeurs que pour les gestionnaires de l'information. Elle est intimement liée à la gestion des documents. Nous allons explorer dans les chapitres qui suivent le concept de gestion électronique de document (GED) ainsi que son évolution vers la gestion de documents numériques et de leurs contenus. Nous étudierons également comment le langage XML peut contribuer à résoudre les difficultés liées à la gestion, l'archivage et l'interopérabilité des documents numériques.
I - Document électronique
Spécificité
Le document électronique est un objet informatique immatériel et manipulable à partir d'un ordinateur ou d'un outil de lecture comme une tablette tactile. Il peut prendre différentes formes telles qu'une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier, un document textuel... La spécificité du document électronique réside dans la possibilité d'une exploitation séparée entre le fond et la forme, entre les supports et les contenus. En effet, il permet de séparer les caractéristiques d'un document classique, comme sa présentation, son contenu ou son architecture.
Composants
Les composants du document électronique sont les suivants :
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contenu : ensemble des données représentant les informations utiles ;
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structure logique : organisation des éléments de contenu en leur assignant un rôle dans la signification et en intégrant la signature électronique éventuelle ;
-
attributs de présentation : données permettant de restituer une mise en forme rendant le document intelligible pour l'homme ou lisible pour une machine.
II - GED ou GEIDE ?
On rencontre en effet les deux acronymes :
-
GED : gestion électronique de documents ;
-
GEIDE : gestion électronique d'informations...
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