![[ép. 184] Que retenir de la DGF 2024 ?](https://www.weka.fr/actualite/wp-content/uploads/2024/04/ep-184-que-retenir-de-la-dgf-2024-300x161.png)
Partie 3 - Le document numérique et sa gestion
Chapitre 1 - Connaissances de base sur la gestion du document numérique
3.1/3 - La valeur légale d'un document électronique
I - Valeur légale
La définition de la preuve par écrit s'étend désormais aux formats électroniques. Depuis la loi du 13 mars 2000 relative à la preuve et à la signature électronique et l'adoption du nouvel article 1316 du Code civil :
la preuve littérale ou preuve par écrit résulte d'une suite de lettres, de caractères, de chiffres, ou de tous autres signes ou symboles dotés d'une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission.
Ils restent identiques à ceux des documents papier (un an, dix ans, voire trente ans, ou même à vie selon le type de documents).
L'appréciation de la valeur légale dépend, d'une part, du type de document numérique produit et, d'autre part, de l'ensemble des lois, conventions ou règlements applicables aux activités de l'entreprise. Dans de très nombreux cas, on peut affirmer que les documents sont valides, ce qui signifie que leur valeur légale est la même que celle du document papier. Il n'est donc plus nécessaire de faire cohabiter leur conservation avec celle de documents papier. Cette validité est assortie de conditions qui portent sur l'établissement et la conservation des documents.
II - Original/Copie
De ce fait, si le document d'origine possède une valeur, la copie aura nécessairement une valeur différente. Les différentes copies qui doivent être conservées peuvent l'être sous forme numérique, d'autant plus si elles ont été établies avec des procédés informatiques ; il faut respecter le caractère de fidélité de la copie par rapport à l'original.
Les documents qui sont échangés entre les entreprises (par exemple dans le domaine commercial : les commandes, les avis et confirmations, les bons de livraison, etc.), s'ils ne relèvent pas d'une réglementation (par exemple : contrat, facture), peuvent faire l'objet de conventions de preuve et dans tous les cas être conservés sous forme numérique.
III - Conservation des documents dans le public et le privé
L'appréciation des modalités de conservation est différente dans le public et dans le privé. L'environnement public est plus exigeant du point de vue de l'obligation légale et de la conservation de la preuve papier. Mais aujourd'hui, les téléprocédures autorisent de plus en plus la conservation numérique à titre de preuve.
Les entreprises élaborent fréquemment un calcul de risque et à ce titre peuvent conserver uniquement des copies. Hormis certaines catégories...
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