Management stratégique de l'information

 
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Partie 3 - Le document numérique et sa gestion
Chapitre 1 - Connaissances de base sur la gestion du document numérique

3.1/2 - Les objectifs de la GED

I - De l'acquisition à l'archivage

La mise en place du cycle de vie du document numérique et d'une solution de gestion de documents électroniques passe par l'aboutissement de certains objectifs.

Acquérir des documents

Cela peut s'effectuer par l'intégration de documents papiers existants, numérisés grâce à des scanners ou triés via une technologie de RAD (reconnaissance automatique du type de documents). Il est possible d'extraire des informations des documents numérisés en mettant en œuvre une technologie de LAD (lecture automatique de documents). Cette technologie peut utiliser des techniques d'OCR (Optical Carrier Recognition, soit reconnaissance par fibre optique), de reconnaissance de codes à barres et d'ICR (Intelligent Character Recognition, soit reconnaissance intelligente de caractères manuels) comportant par exemple des règles de vérifications linguistiques sur les mots reconnus.

Indexer des documents

On distingue, d'une part, l'indexation classificatoire qui offre une description formelle du document, pour répondre à des besoins de classement, en utilisant ses méta-données (type, auteur, titre, source, date, etc), et, d'autre part, l'indexation par concepts qui vise le contenu du document afin de faciliter les opérations de recherche.

Stocker des documents

Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un temps d'accès fiable. L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents et de leur provenance, état, type, etc.

Rechercher des documents

La recherche s'effectue soit par critères, en utilisant un langage de requêtes sur une combinaison de mots clés (thesaurus) défini durant la période d'indexation, soit sur le contenu. Ce mode de recherche sur le texte intégral, appelée également recherche full text, permet de retrouver une information à l'intérieur même des documents.

Restituer des documents

Un même document peut être restitué à l'écran, imprimé, transmis par messagerie électronique ou encore introduit dans un dispositif de workflow afin d'y servir d'entrée et éventuellement de générer un document. Le document peut aussi être amélioré et enrichi en vue d'une publication.

Archiver des documents

C'est un ensemble d'actions, d'outils et de méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter. Il s'agit donc d'une conservation du patrimoine informationnel de l'entreprise. La séparation entre information, support et format permet de distinguer ce qu'il y a lieu d'archiver et conserver. Des éléments d'ordre juridique sont souvent également à prendre en compte dans les questions d'archivage.

Le « records management »...

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