Lors de la phase de réalisation des travaux, la collectivité doit faire face à des contraintes comptables et fiscales.
Les contraintes comptables
La collectivité à l’obligation d’ouvrir un secteur d’activité distinct. Concrètement, elle doit ouvrir un budget annexe dans lequel seront retranscrites toutes les opérations comptables, qu’elles soient HT ou TTC. Il est cependant autorisé de traiter, au sein d’un même budget, plusieurs opérations assujetties à la TVA à la condition de pouvoir émettre des bordereaux distincts avec une numérotation indépendante par secteur d’activités distinct. Toutefois, il est conseillé d’ouvrir un budget annexe par secteur afin de conserver une certaine lisibilité et de faciliter la gestion d’un éventuel coefficient de déduction.
Dès lors, la collectivité doit se poser la question de la forme juridique de cette activité (SPA, SPIC). La nomenclature comptable à utiliser (M14 ou M4) dépend du choix de ce statut et, par conséquent, définit le mode d’équilibre du budget.
La collectivité doit adopter une délibération pour l’ouverture de ce nouveau secteur d’activité.
Les contraintes fiscales
La collectivité doit déclarer la nouvelle activité aux services fiscaux en utilisant le formulaire SIRAD 3 prévu à cet effet.
Elle doit notamment y indiquer :
- la date à laquelle l’activité sera ouverte ;
- la désignation exacte du nouveau bâtiment ;
- la nature de l’activité donnant droit à la récupération par la voie fiscale.
De plus, la collectivité est soumise à toutes les obligations de l’assujetti :
Une contrainte mixte : le coefficient de déduction
La collectivité doit aussi réfléchir à l’existence d’un éventuel prorata de déduction et donc au calcul du coefficient de déduction.
Il est fortement conseillé de prendre contact avec les services fiscaux pour évaluer ce point. En effet, il est souvent sujet à discussion et interprétations diverses du Code général des impôts.
Le cas le plus souvent litigieux concerne le traitement des subventions reçues par le budget annexe. Avant 2006, les subventions de fonctionnement destinées à l’équilibre du budget aboutissaient le plus souvent à la mise en place d’un prorata de déduction pénalisant ainsi la collectivité.
Deux arrêts rendus par la CJCE (Cour de justice des Communautés européennes, ex-CJUE) ont condamné les États français et espagnol à propos de leurs modalités d’exercice du droit à déduction. Par conséquent, une instruction fiscale du 27 janvier 2006 (instruction 3D-1-06) est venue tirer les conséquences de ces deux arrêts. Ainsi, l’administration fiscale supprime notamment la notion de condition financière justifiant l’apparition d’un prorata. Le coefficient de taxation (correspondant à l’ancien prorata) n’est donc plus soumis à la notion de loyer normal (4 % pour les immeubles de bureau et 5 % pour les immeubles industriels).
Aujourd’hui, seules les locations accordées à titre gratuit ou pour un loyer dérisoire peuvent remettre en cause le droit à déduction. Là encore, la notion de loyer dérisoire n’est pas clairement définie et doit faire l’objet de demandes d’informations aux services fiscaux.
