Guide de l'acheteur public

 
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Partie 7 - Comment informatiser ses achats et recourir aux nouvelles technologies ?

7/6 - Dossier pratique

7/6.1 - Mettre en place la carte d’achat

La carte d’achat est un outil de commande et de paiement des achats de faible enjeu constituant une solution intéressante au regard de la mutation de la conception du contrôle de la dépense et de l’achat au sein des pouvoirs adjudicateurs.

Cette carte a pour objectif de simplifier la chaîne de la dépense, depuis la commande jusqu’au paiement, par la dématérialisation des données de facturation et l’intégration de dispositifs de contrôle et de paiement.

Comment les acheteurs publics peuvent-ils concrètement assurer sa mise en place au sein de leur structure ?

I - En pratique : les différentes étapes

1 - Étape 1 - Connaître les avantages de la carte achat

La carte d’achat présente de très nombreux avantages pour un pouvoir adjudicateur comme :

  • l'optimisation du processus d'achat (diminution des délais d'approvisionnements, suppression des coûts liés à la commande et à l'approbation, consolidation des factures de plusieurs fournisseurs sur une facture globale, meilleure résolution des contestations par centralisation de l'information, etc.) ;

  • le meilleur respect de la politique d'achat (rationalisation des fournisseurs grâce à une vision globale, meilleure capacité d'analyse des dépenses, diminution des prix grâce au regroupement des fournisseurs) ;

  • la décentralisation du processus d'achat (meilleure responsabilisation de l'acheteur, meilleur délai de livraison avec la diminution du temps de commande) ;

  • la diminution des coûts de facturation (meilleure gestion de la TVA, réduction des coûts de gestion liés à la dématérialisation fiscale).

Dès lors, mieux qu'un moyen de réduire les coûts, la carte d’achat doit aussi être perçue comme une réelle opportunité de « mettre à plat » le processus de commande dans un pouvoir adjudicateur, et de facturation afin de les simplifier et de les optimiser.

La mise en place de la carte d’achat suppose toutefois un travail de fond sur les processus de commande et de paiement, avec l’implication d’un chef de projet. En effet, cette introduction nécessite de conduire une véritable politique du changement au sein de la structure même du pouvoir adjudicateur.

À noter

Dans les faits, il convient, au démarrage, de décrire l’ensemble des processus en vigueur dans l’organisation, puis de définir les nouveaux processus intégrant au mieux les fonctionnalités offertes par l’outil de la carte d’achat.

L’achat à l’intérieur d’un pouvoir adjudicateur concerne une chaîne d’acteurs complexe...

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