Pratique des RH territoriales

Les types d’action de communication interne auxquels les collectivités peuvent recourir représentent une très large diversité ; parmi eux, nous pouvons citer :

• les cérémonies régulières liées à des temps de carrière : réception des nouveaux embauchés, des nouveaux titulaires, des agents ayant obtenu une médaille du travail dans l’année, de ceux dont le départ en retraite est proche…
• les événements liés aux temps forts du calendrier annuel : arbre de Noël, cérémonie des vœux pour la nouvelle année, séminaire de rentrée…
• les événements spécifiques liés à la vie, à l’organisation et aux projets de la collectivité : réunion des agents d’un service réorganisé pour leur présenter la nouvelle organisation, inauguration en avant-première d’un nouvel établissement public ou participation privilégiée à une manifestation culturelle de la compétence de la collectivité…

Pour chaque action de communication à laquelle la collectivité souhaite recourir, il convient préalablement qu’elle s’interroge sur :

• les objectifs auxquels l’action de communication doit répondre sur le plan stratégique et managérial – cette définition peut se faire en lien avec les objectifs de la ligne éditoriale en vigueur dans la collectivité. Les objectifs sont indispensables pour déterminer le contenu, le public et la périodicité (ou non) de l’action en question. Ils sont également un critère pour arbitrer sur les moyens humains et financiers dédiés à l’action ;
• le type d’action approprié : cérémonie de carrière, séminaire de l’encadrement, vœux de début d’année, arbre de Noël du personnel, réunion plénière d’information sur un thème…
• le contenu que cette action de communication recouvrira : il s’agit ici de définir sommairement la manière dont l’action envisagée se déroulera : une soirée ? un temps de rencontre formel sur la journée de travail ? un événement sur un ou plusieurs jours ? une action dans les locaux de la collectivité ou à l’extérieur ?
• la fréquence (pour une action récurrente) ou la date (pour une action ponctuelle) à laquelle l’action de communication interviendra. L’intérêt de cette opération est d’inscrire l’action dans un calendrier annuel cohérent, tant au regard des autres actions de communication menées par la collectivité qu’eu égard aux supports informatifs diffusés par l’employeur dans le cadre du calendrier des publications définies par rapport à une ligne éditoriale. L’objectif est de permettre de bien organiser les éléments de communication interne sur l’ensemble de l’année ;
• le public auquel l’action de communication s’adressera : il s’agit du périmètre des agents auxquels l’action est destinée : tout agent ? tous les agents et leurs familles ? les agents et un nombre d’accompagnateurs limité par agent ? les agents appartenant à un groupe spécifique tel qu’un service, un métier ou une fonction de la collectivité (agents de tel service ? agents concernés par tel évènement de carrière ? cadres ? référents RH ?, etc.) ;
• le budget que la collectivité pourra consacrer à l’action de communication.

Cet important travail préalable permet de dresser un cahier des charges interne lié à l’action de communication ; ce cahier des charges constitue une bonne définition du périmètre de l’action et rappelle utilement sa raison d’être.

Une fois l’action bien identifiée, sa mise en œuvre suppose la désignation d’un chef de projet. Ce chef de projet peut être distinct du directeur de projet dont le rôle consiste principalement à valider le cahier des charges de l’action de communication envisagée. Le porteur de projet joue un rôle...

Au moment où une collectivité décide de mettre en place une action de communication, le cœur du sujet réside principalement dans la définition exacte de ce en quoi consistera l’action envisagée. Il s’agit ici d’un travail très pratique de définition des modalités exactes de l’action de communicati...

Tout au long de la préparation de l’action de communication, le chef de projet suit le planning de réalisation et constitue un interlocuteur privilégié pour tous ceux qui y contribuent. Le jour de l’action, la présence du chef de projet est requise avec suffisamment d’avance pour procéder aux ulti...

Une fois l’action de communication réalisée, il convient d’en évaluer la qualité. Là encore, ce travail peut être dévolu au chef de projet. Cette évaluation doit reposer sur l’organisation, le contenu et la participation à l’action : pour l’organisation, il convient d’étudier la manière don...