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Direction et Gestion d'un établissement social et médico-social

 
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Les sources budgétaires

On ne repart pas de zéro chaque année pour préparer son budget, et heureusement. Il existe de très nombreuses informations, internes et externes, historiques ou rétrospectives et prévisionnelles sur lesquelles il est conseillé de s’appuyer pour préparer son budget. Ne convient-il pas de bien les connaître pour pouvoir les utiliser à bon escient ?

La préparation du budget repose sur des perspectives d'évolution interne, mais aussi sur des données qui proviennent d'éléments extérieurs à l'établissement ou au service.

Données internes

Les données internes à collecter en vue d'en effectuer une analyse et de préparer ainsi une extrapolation sont :

  • des informations financières et comptables sur l'activité passée, issues de la comptabilité. Il s'agit de disposer des résultats comptables, si possible par centre de responsabilité budgétaire, des trois derniers exercices. Plus précisément, pour le budget de l'année N préparé en année N − 1, il conviendra de disposer des informations comptables des années N − 4, N − 3 et N − 2 ;

  • des informations budgétaires et de la situation concernant l'année en cours.

    Pour le budget de l'année N préparé en N − 1, chaque centre disposera du budget alloué pour l'année N − 1 et de la situation au 30 juin N − 1 voire au 30 septembre grâce à la comptabilité des dépenses engagées, qui permet d'examiner le niveau de consommation actuel et de réaliser une projection jusqu'à la fin de l'année. À ce niveau, il est utile de préciser que, compte tenu de la part que représentent les dépenses de personnel dans le total du budget des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESMS) – entre 65 % et 80 % –, ce poste nécessite un suivi régulier (mensuel) et rigoureux ;

  • des informations qualitatives et quantitatives issues du système de contrôle de gestion ; informations sur l'activité, sur les personnes concernées ou usagers. C'est l'analyse des cahiers de réclamations pour identifier les points à améliorer ;

  • des informations patrimoniales pour identifier les équipements qui sont amortis et qui devraient à brève échéance être renouvelés sous réserve du maintien de l'activité. Il convient aussi de « balayer » l'inventaire pour repérer les équipements sans utilité aujourd'hui et dont la vente peut permettre le cas échéant une ressource ;

  • des informations sur les projets retenus dans le projet d'établissement, avec l'identification précise des programmes d'investissement, de leurs plans de financement et des surcoûts...

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