Partie 8 - Gérer les ressources financières
Chapitre 3 - L'exécution de l'EPRD des ESSMS
8.3/3 - De l'engagement à la mise en règlement des dépenses
Depuis le décret no 2004-1136 du 21 octobre 2004 relatif au Code de l'action sociale et des familles le directeur de l'établissement public social ou médico-social doit tenir une comptabilité des dépenses engagées (CASF, art. R. 314-66).
I - Mise en place et suivi de la comptabilité des dépenses engagées
On distingue traditionnellement l'engagement comptable et l'engagement juridique.
L'engagement juridique est l'acte par lequel un organisme public (l'établissement) crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge financière. Cette obligation résulte notamment d'un contrat, d'un marché, d'une convention, d'une lettre de commande, un acte de vente, d'une délibération, etc. Il est saisi dans la comptabilité d'engagement pour son montant total et fera l'objet éventuellement de mandatements successifs. L'engagement juridique doit rester dans les limites des autorisations budgétaires (crédits limitatifs en dépense).
L'engagement comptable consiste à réserver dans les écritures de la comptabilité d'engagement les crédits nécessaires et assurer leur disponibilité. Le contrôle de la disponibilité des crédits est opéré lors de l'engagement comptable.
L'engagement comptable précède l'engagement juridique ou lui est concomitant. Seuls sont opérés les engagements comptables s'appuyant sur un engagement juridique (délibération, contrat, bon de commande, marché, etc.).
L'engagement comptable fait l'objet d'un suivi. Il est ajusté jusqu'au moment de la liquidation de la dépense.
Un rapprochement doit être effectué entre l'engagement et le mandatement ; si le montant du mandatement excède celui de l'engagement, un engagement complémentaire sera constaté. À l'opposé, si le mandatement est inférieur, l'engagement sera réduit (dégagement).
L'engagement comptable doit être référencé : numéro du bon de commande, numéro de l'ordre de service ou toute codification propre à l'établissement compte tenu de son système d'information. Un seul numéro correspond à un engagement.
Quelle que soit l'organisation adoptée par l'établissement et les outils informatiques utilisés, elle doit mettre en place une procédure permettant :
de réaliser l'inscription des engagements comptables ;
d'assurer le lien entre engagement comptable et engagement juridique ;
d'assurer le suivi jusqu'à la liquidation puis le mandatement.
Les acteurs de chaque phase doivent être identifiés ainsi que les documents supports de chaque action. De même, les échanges entre acteurs doivent être formalisés et tracés.
II - Les différentes phases de la comptabilité des dépenses...
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