Il n’y a pas d’obligation au sens strict d’obtenir plusieurs devis. C’est une règle de bonne gestion. Si l’établissement a consulté plusieurs cabinets pour obtenir des devis et qu’un seul cabinet a répondu et si la réponse paraît satisfaisante au regard du contenu et du coût, compte tenu d’un certain nombre de références, l’établissement pourra retenir la seule proposition reçue.
Servez-vous aussi des informations données par l’Anesm sur son site Internet relatif au prix moyen d’une évaluation par catégorie de structure, informations actualisées chaque semestre.
Le critère prix est un des critères de sélection, mais ne saurait être le seul critère ou le critère principal. Le critère prix ne rentre le plus souvent qu’à concurrence de 20 à 40 % dans les critères de sélection d’un candidat.
La convention ou le contrat doit préciser les conditions de facturation. La plupart du temps, le montant est ferme et définitif. Si des clauses prévoient des frais complémentaires, cela doit être écrit très précisément. Une clause intitulée « frais complémentaires pour difficultés de recueil des données » est insuffisante.
La dépense est à rattacher à l’exercice au cours duquel elle est réalisée ; peu importe la date de la commande.
La livraison des fournitures comme la réalisation des prestations de service se règle, sauf exception, au moment du service fait. Le paiement de la prestation à la signature du contrat doit être refusé.
Ce n’est pas une obligation légale, c’est une obligation de bonne gestion, de qualité et de sécurité de la gestion de l’établissement et du service.
L’argument du coût ne permet pas de se dispenser de recourir à un organisme explicitement habilité par l’Anesm.
La dépense inscrite en section d’investissement doit obligatoirement être amortie. La durée d’amortissement est fixée par la direction de l’établissement dans une fourchette entre 1 an et 5 ans. Toutefois, les financeurs peuvent demander à l’établissement d’augmenter ou de réduire cette durée dans les limites de la fourchette prévue par l’instruction M22.
