La bonne organisation et la gestion d’un EAJE nécessitent de faire ressortir un certain nombre d’indicateurs chiffrés qui permettent de rendre plus lisible les points forts et les difficultés d’une structure. Comment faire en sorte que ces données statistiques ne restent pas que des chiffres et puissent être analysées pour devenir de réels indicateurs qualitatifs quant aux projets et organisations à mener ?
Il y a deux données quantitatives importantes à calculer, le taux d’occupation et l’écart entre réel et facturé, et la typologie des familles accueillies.
Taux d’occupation et écart entre réel et facturé
Cet indicateur est essentiel pour établir une analyse de l’occupation réelle de votre établissement.
L’intérêt de ce calcul est essentiel pour :
- être sûr que les contrats proposés aux familles correspondent bien à leurs besoins ;
- valider le fait que votre structure est organisée de façon optimale ;
- justifier l’obtention et l’utilisation de certaines subventions (type PSU, voir partie suivante).
Le cas échéant, il faut réajuster votre organisation en fonction de l’analyse de ces données.
Le taux d’occupation est l’indicateur principal qui va vous permettre de déterminer si l’organisation de la structure permet une occupation optimale ; le calcul se fait grâce à :
- la capacité théorique (le nombre d’heures maximal sur une période pouvant être occupées) ;
- le nombre d’heures réellement occupées par les familles sur cette même période.
Vous devez également calculer de façon distincte et claire les heures « facturées » aux familles et les heures « réelles » :
- Heures réelles : heures de présence effective des enfants dans la structure (et non pas forcément ce qui est programmé dans le contrat).
- Heures facturées : heures prévues au contrat, déduction faites des heures d’absences non facturables (exemples d’heures non facturables : éviction, hospitalisation, absence pour maladie supérieure à trois jours, fermeture).
Pour la bonne gestion de votre structure, il est ensuite important de calculer l’écart entre le nombre d’heures réelles des enfants et le nombre d’heures facturées aux familles : c’est-à-dire le nombre d’heures facturées divisées par le nombre d’heures d’accueil réel. Il ne doit pas exister d’écart trop important entre les heures d’accueil réalisées et les heures facturées aux parents pour l’accueil d’enfants (cela peut notamment indiquer une offre non adaptée aux besoins des familles – cf. Mettre en place des indicateurs de l’utilisation d’un lieu d’accueil).
Il est donc indispensable de faire tous les mois une analyse fine de l’écart entre les présences réelles et facturées :
- idéal : cet écart doit être égal ou inférieur à 7 % ;
- moyen : entre 7 et 17 %.
La comparaison de ces données vous permet alors d’ajuster vos actions.
Par exemple, en observant ce taux d’occupation par tranches horaires ou jours de la semaine, cela peut vous amener à un rééquilibrage des contrats des familles et de la répartition entre vos accueils réguliers et occasionnels sur différentes tranches horaires (vous pouvez décider d’accueillir plus d’enfants en occasionnel le mercredi après-midi car vos indicateurs montrent un mauvais taux d’occupation sur cette tranche d’accueil, par exemple).
L’analyse fine de l’écart entre les présences réelles et facturées peut par exemple vous permettre de faire un point sur certains contrats d’accueil avec les familles : leur contrat est-il réellement adapté à leurs besoins ?
La typologie des familles accueillies
Il s’agit de recenser :
- le type de famille (nombreuse, monoparentale, etc.) ;
- l’âge moyen des parents ;
- l’activité des parents ;
- les revenus moyens ;
- le type d’habitation, etc.
Ces données peuvent vous permettre de mieux saisir le type de public accueilli et donc adapter au mieux le projet de votre structure aux familles.
En fonction des données quantitatives récoltées (taux d’occupation, écart entre réel et facturé, etc.), des ajustements dans l’organisation de la structure et de ses pratiques peuvent être indispensables.
A noter
Quelques idées d’indicateurs qui peuvent également s’avérer utiles pour dresser un portrait quantitatif et qualitatif d’une structure :
- nombre d’enfants inscrits ;
- nombre de projets menés, de participants, etc. ;
- nombre de réunions ;
- nombre d’interventions d’intervenants externes (ex. : psychologue, etc.) ;
- nombre de jours d’absence des salariés et taux d’absentéisme.
Le rapport annuel d’activité
Le rapport annuel d’activité vous permet de lier cet aspect quantitatif et qualitatif. En effet, il permet une « photographie » de la structure durant un an, tant sur le plan des projets menés que sur la typologie des familles accueillies, le taux d’occupation, les partenariats établis, etc. Ainsi, cet écrit indispensable au suivi de votre structure peut devenir un outil à part entière pour vous permettre d’analyser les corrélations entre les données chiffrées et l’organisation réelle de votre structure.
Exemple de plan de rapport d’activité
I/ Présentation de la structure
A/ L’équipe
1) L’équipe encadrante enfants
2) Les intervenants extérieurs
3) L’accueil des stagiaires
B/ Les réunions organisées
C/ Les actions de formation
D/ Les familles et enfants accueillis
E/ Les partenariats établis
II/ Les temps forts pédagogiques et festifs
Cette partie comprend les valeurs pédagogiques, les pratiques éducatives, la place des familles, les temps festifs, etc.
III/ Communication
Cette partie comprend des articles sur la structure, des extraits du questionnaire de satisfaction, etc.
Important
Toutes ces données sont également en lien avec les attentes quantitatives des financeurs et des partenaires.
