Le budget peut se présenter sous la forme d’un tableau en deux parties (investissement et fonctionnement), elles-mêmes séparées en sous-parties définies par l’instruction comptable M14.
| Investissement | Fonctionnement |
| Dépenses | Recettes | Dépenses | Recettes |
| 2184 - Mobilier | | 60 - Achats | 70 - Participations familiales |
| 2188 - Autres immobilisations (matériel informatique, logiciel…) | | 61 - Services extérieurs | 70623 - Participations de la Caf |
| | | 62 - Autres services | 74 - Subventions et participations de l’État, de la région, du département, de la commune |
| | | 64 - Charges de personnel | |
Le budget primitif (BP)
L’élaboration du budget se fait en amont et se base notamment sur les recettes et les dépenses de l’année passée, mais également avec les prévisions de l’année à venir. C’est la direction de la structure qui va effectuer cette projection, en concertation avec le service comptable de la collectivité et le responsable de son service.
Le fonctionnement
Afin que le budget de fonctionnement soit le plus proche possible des besoins pour les dépenses de l’année, il est nécessaire de collecter :
- les montants engagés les années passées ;
- le nombre de jours d’ouverture de l’année écoulée et de l’année à venir (afin de vérifier si les besoins seront les mêmes, notamment en matière d’alimentation, de couches…) ;
- les possibles augmentations (TVA, frais de livraison, changements de marché).
A noter
Il est possible d’y rajouter un pourcentage qui corresponde à l’inflation.
Pour un modèle, se référer à l’outil Modèle pour élaborer le budget de fonctionnement.
L’investissement
Ce sont des dépenses, le plus souvent élevées, et qui ont pour objet tout achat ayant vocation à durer dans le temps et dont le montant est supérieur à 500 € (articles L. 2122-21, L. 3221-2 et L. 4231-2 du
Code général des collectivités territoriales
).
Il s’agit dans ce cas :
- soit de prévoir un nouveau matériel encore inexistant sur la structure, du type structure motrice, nouvel ordinateur, logiciel de gestion ;
- soit d’un renouvellement de matériel existant ayant plusieurs années et donc déjà amorti.
A noter
Dans le cas d’un renouvellement de mobilier en nombreux exemplaires (par exemple, chaises, tables, lits, etc.), l’investissement sera reparti sur plusieurs années, par lot (10 chaises par an).
Une fois les besoins de la structure recensés et priorisés, il est nécessaire de faire au minimum 3 devis comparatifs afin de déterminer la dépense à prévoir. En fonction des montants, il existe des seuils et des procédures différentes, qui sont définis dans Maîtriser les grandes notions de marchés publics.
Le budget supplémentaire (BS)
Au cours du troisième trimestre, un budget supplémentaire peut être également prévu.
Celui-ci servira à couvrir les dépenses de fin d’année lorsque des dépenses non prévues ont dû être engagées. Par exemple, un sèche-linge qui tombe en panne et qui est à remplacer ou dont le montant des réparations dépasse le budget initialement alloué.
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