Le modèle de rétroplanning présenté doit être adapté à chaque projet. L’essentiel est d’en conserver les catégories (tâches, qui, quand, comment…). Soit un(e) facilitateur(trice) se charge de le mettre à jour au fur et à mesure de la collecte des informations de tous, soit chaque participant y a accès et complète lui-même ce qu’il a réalisé.