Services à la population

Services à la population L’action éducative en pratique Faire concorder les outils métier et Onde « Outil numérique pour la direction d’école »

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Faire concorder les outils métier et Onde « Outil numérique pour la direction d’école »

Nos fiches mettent en partage l’expérience terrain et vous indiquent la marche à suivre concrète, étape par étape, pour vous accompagner dans la mise en œuvre de vos décisions.

Contexte

Chaque année, le maire dresse la liste de tous les enfants soumis à l’obligation scolaire résidant dans sa commune (article L. 131‑6 du Code de l’éducation). Pour répondre à cette obligation, les collectivités se sont dotées d’outils informatiques qui facilitent également la prospective et la gestion des activités périscolaires. Dans de nombreuses villes – notamment les plus importantes –, les directeurs d’école pouvaient également bénéficier de ces données pour la gestion de leur établissement, et fournir les prévisions d’effectifs et les données statistiques à leur hiérarchie pour l’établissement de la carte scolaire.

C’est dans ce contexte que l’Éducation nationale a décidé de créer une application informatique qui permette la gestion administrative et pédagogique des élèves fréquentant une école maternelle ou primaire, publique ou privée, y compris ceux recevant une instruction dispensée en dehors de l’école. Cette application concerne toutes les opérations relatives à l’inscription scolaire : l’admission, la non-fréquentation, la répartition dans les classes, le suivi des effectifs et de la scolarité. La mise en œuvre du fichier ONDE « Outil numérique pour la direction d’école » qui a remplacé en 2018 « Base élèves 1er degré » (BE1D) associe plusieurs acteurs : les directeurs d’école, les inspecteurs de l’Éducation nationale, les inspecteurs d’académie, mais également les maires au travers de leur obligation de contrôle de l’obligation scolaire et de la gestion des inscriptions.

Cette fiche apporte une méthodologie pour la définition des besoins lors de l’élaboration du cahier des charges de l’appel d’offres pour le choix d’un progiciel de gestion de tout ou partie des activités entrant dans le champ de compétences de la commune. Elle présente également la procédure à suivre afin que la collectivité puisse participer au déploiement progressif de l’interfaçage entre la base de données municipale du progiciel « éducation » et ONDE.

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Établir un cahier des charges

En préalable à la rédaction du cahier des charges, il convient de faire un audit des conditions d’exécution des missions de gestion administrative du service de l’éducation et de toutes ses composantes, sous forme de modules (sous-applicatifs du progiciel), à savoir :

  • la gestion des écoles ;
  • le contrôle de l’obligation scolaire ;
  • l’inscription scolaire ;
  • la gestion...
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