Comment développer la professionnalisation des acheteurs ?

Acheteur public

La professionnalisation des acteurs du processus d’achat est devenue une priorité pour l’optimisation des achats d’un grand nombre de collectivités publiques.

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Désormais, à côté d’un pôle marché, un service des achats peut avoir la charge des activités de sourcing (connaître son secteur économique), de mettre en œuvre des outils et des indicateurs d’aide au suivi des marchés, ou encore de rechercher des moyens permettant d’optimiser la dépense.

Optimiser le suivi des commandes

Un des leviers pour optimiser les achats consistent à réfléchir à la mise en œuvre de stratégies d’achats qui optimise la performance économique. Par exemple, l’achat de micro-ordinateurs doit concilier plusieurs exigences telles que la stabilité technique (les configurations ne doivent pas évoluer trop fréquemment pour tenir compte des logiciels applicatifs), et la qualité et la rapidité des livraisons.

Plus généralement, la rationalisation des commandes est un moyen qui doit associer titulaires de marché et administrations. L’acheteur peut ainsi réfléchir à des prévisions de commandes qui doivent avoir un effet positif sur les prix. En effet, des prévisions de commande permettent aux fournisseurs de stocker des biens en attente de la passation des commandes effectuées par les services. L’acheteur doit mettre en place un suivi très précis des prévisions, ainsi qu’une communication en direction des services expliquant les enjeux du dispositif.

Mesurer l’exécution contractuelle et technique de ses marchés

Outre la prévision, il convient de mesurer l’exécution contractuelle et technique de ses marchés. L’objectif est de s’assurer de la conformité de la demande et, ainsi, d’améliorer la satisfaction des usagers à court et à long termes. Les objectifs, qui doivent être introduits précisément dans les cahiers des charges, doivent ensuite être transcrits dans un tableau qui doit répondre aux questions suivantes : objectifs de l’achat (spécificités techniques, coût, durée), service en charge de la mesure et du suivi du marché, nombre de contrôles à effectuer, mode de calcul des indicateurs.

Le fournisseur doit être associé à cette démarche de pilotage de la mesure afin de faciliter l’exécution et le suivi du marché. À ce titre, il convient de prévoir des réunions de suivi du contrat afin d’analyser avec le titulaire les résultats obtenus et de déterminer les solutions dans le cas où l’objectif intermédiaire ou final ne serait pas atteint. Bien entendu, la fréquence des rencontres intermédiaires dépendra de la taille du marché et du déroulement de l’exécution du marché.

Enfin, en cas de marchés reconductibles, la mesure contractuelle et technique pourra être un indicateur interne qui va permettre de décider ou non de la reconduction du marché. En effet, l’absence de reconduction d’un marché n’a pas à être motivée.

Dominique Niay

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