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“Dématérialisation des autorisations d’urbanisme : le contact avec les usagers reste primordial”

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Depuis le 1er janvier 2022, toutes les communes sans exception doivent être en mesure de recevoir sous forme électronique et sans frais les demandes d’autorisation d’urbanisme. Les communes de plus de 3 500 habitants doivent également assurer leur instruction par voie dématérialisée (permis de construire, déclarations préalables et certificats d’urbanisme). Entretien avec Ulrich Rodrigo, Directeur du Pôle Stratégie Territoriale au sein de la commune de Bègles (Gironde).
“Dématérialisation des autorisations d'urbanisme : le contact avec les usagers reste primordial”

Juriste de formation, spécialisé en droit public et plus particulièrement en droit de l’urbanisme, Ulrich Rodrigo est aussi titulaire d’un troisième cycle en droit public et en politique de développement des collectivités locales. Consultant formateur et chargé d’enseignement à l’université de Bordeaux, il anime régulièrement des séminaires à destination des organismes publics ou parapublics et a collaboré à différentes tables rondes sur les thématiques liées à l’aménagement du territoire.

La dématérialisation de l’application du droit des sols au 1er janvier 2022 (à travers le programme Démat ADS) représente un vaste chantier pour les collectivités territoriales. Quels sont les avantages attendus de la dématérialisation, pour les communes comme pour les pétitionnaires ?

Les effets attendus sont divers et portent tant sur la qualité du service aux usagers que sur l’organisation interne du service. Naturellement, il est encore trop tôt pour évaluer si les résultats seront au rendez-vous mais je suis optimiste.

S’agissant de l’usager et sur un simple plan pratique évident, le dépôt numérique apporte de la souplesse puisque détaché des horaires d’ouverture, des contraintes calendaires et des nécessaires déplacements pour apporter une pièce manquante ou retirer un recommandé à la Poste… Le suivi en ligne du dossier est une assurance de son traitement et permet une meilleure lisibilité quant à son avancement.

Ces avantages ont, en parallèle, des effets positifs pour les agents instructeurs qui sont, possiblement, moins sollicités sur ces questions récurrentes.

L’accès aux échanges numériques fluidifie en outre les relations entre l’administration et les pétitionnaires. Ils accélèrent mécaniquement l’instruction et améliorent la compréhension des dossiers.

Certes, cette réforme impacte financièrement les collectivités mais, pour ce qui concerne les autorisations d’occupation des sols, ce sont autant de plis recommandés et d’impressions en moins. Il est en effet indispensable de mentionner les volumes considérables de papier qui peuvent être économisés avec la digitalisation, même partielle, de l’activité (rappelons que certains dossiers représentent des centaines de pages). Ce point est bénéfique pour les usagers, l’administration et… notre planète !

Il faut bien sûr rappeler que la dématérialisation reste une possibilité ouverte aux pétitionnaires et que, pour ceux qui seraient moins à l’aise avec l’outil numérique, le dépôt papier est toujours possible.

Qu’a-t-elle impliqué techniquement au sein des collectivités pour pouvoir se tenir prêtes (modernisation des logiciels et des matériels informatiques, formation des agents) ?

Comme pour toute réforme, l’anticipation est primordiale même si elle ne peut tout résoudre. L’adaptabilité du service est une qualité essentielle pour se saisir de cette nouvelle façon de travailler (la nouveauté est tout de même relative puisque les échanges numériques préexistaient largement).

Au temps préalable d’identification de l’ensemble des étapes du process et d’un maximum de cas de figure, se sont classiquement enchaînées la définition de l’outil, son ergonomie et ses interfaces avec les progiciels métiers (logiciel d’instruction, SIG, VisDGI…).

Les agents ont largement été sollicités pour prévenir le maximum d’écueils. À l’échelle de l’EPCI, un groupe métier dédié a aussi été créé pour anticiper la bascule, accompagner la mise en œuvre et échanger sur les difficultés/solutions. Une adaptation des postes de travail a pu être mise en œuvre avec notamment le doublement des écrans.

Effet bénéfique du Covid-19 si l’on peut dire, les agents avaient déjà fortement initié le traitement numérique de l’instruction… la réforme parachève cette dynamique !

C’est toute la chaîne d’instruction qui se retrouve dématérialisée. Quels sont les enjeux et les impacts organisationnels (méthode de travail, articulation et relations numériques entre les différents services instructeurs et les services consultés pour avis) ?

Comme nous l’avions identifié, le principal enjeu vient justement du fait que l’instruction est une chaine dont l’administration territoriale n’est qu’un maillon (certes indispensable mais intrinsèquement lié aux autres acteurs).

Si l’on considère qu’un dossier a aussi une phase « amont » (le pétitionnaire) et une phase « aval » (les services extérieurs), on imagine facilement que tous les acteurs n’appréhenderont pas la réforme au même rythme.

En amont, on distingue les professionnels du dépôt (architectes notamment) pour qui l’outil s’inscrit dans la continuité logique de leurs pratiques. Le BIM (Building Information Modeling) faisant son chemin depuis quelques années, la transmission numérique facilite l’instruction puisque l’on peut interagir avec le dossier. La qualité d’instruction sur le plan technique est alors améliorée.

Il y a aussi les pétitionnaires que je qualifierais de ponctuels, pour qui la qualité des dossiers est variable. Un dossier très approximatif en papier restera approximatif une fois scanné… Dans ce cas, le principal point positif portera davantage sur la gestion administrative du dossier et peu sur le plan technique. Cela reste néanmoins une amélioration.

En aval, la très grande difficulté vient des saisines de services extérieurs qui n’ont pas nécessairement le même niveau d’avancement et peuvent encore solliciter des transmissions en version papier. Dans de tels cas de figure, la réforme perd une grande partie de son intérêt et renvoie aux agents territoriaux un sentiment de devoir “avancer“ plus vite que nos collègues de l’État ou d’autres collectivités. Néanmoins, l’intérêt évoqué ci-dessus est largement identifié par les services consultés. Une période de mise en œuvre est nécessaire et je n’imagine pas qu’un statu quo soit envisageable.

La cybersécurité est devenue un défi majeur ces dernières années, quels sont les grands enjeux associés à l’instruction numérique sur ces questions (signature électronique, contrôle de légalité, archivage électronique et stockage des données) ?

La digitalisation apporte son lot d’interrogations liées tant aux menaces externes qu’aux nouvelles pratiques en interne. Sur le plan de la protection des données et à l’instar des outils similaires de la collectivité, les assurances ont été prises vis-à-vis de la sécurité de la plateforme dédiée et des échanges. Si l’enjeu de sécurité est évident, gardons en mémoire que les dossiers ne comportent pas d’information sensible puisqu’une autorisation d’occupation des sols est consultable à échéance de l’instruction quelle que soit la nature de la décision.

La mise en place de la signature électronique pose d’autres questions ayant trait à son utilisateur, au contrôle qu’il est fait de son utilisation et à sa diffusion. Ces questions ne sont toutefois pas nouvelles puisqu’on les retrouvait avec les délégations de signature et les griffes. Sans angélisme, cette problématique pose plus généralement la question de la confiance et, sur ce point, l’outil digital n’a pas de prise…

Je m’interroge davantage sur le stockage de la donnée (et son empreinte carbone) et sur sa pérennité. Même si les durées d’archivage des autorisations sont clairement définies par les textes, nombre de services conservent aujourd’hui des dossiers au-delà du délai règlementaire pour de multiples raisons, souvent justifiées. Qu’en sera-t-il d’un permis de construire en .pdf dans 15 ans ? Personnellement mes travaux d’étudiant stockés sur disquette me sont devenus inaccessibles… Là encore, je n’envisage pas que les assurances requises ne soient pas garanties sur la durée.

En synthèse, la réforme s’inscrit dans une dynamique sociétale et doit, à mon sens, être appréhendée comme un outil et non une fin en soi. Ce  n’est pas une révolution mais une évolution du mode de faire des collectivités. Le contact avec les usagers reste primordial et je n’envisage pas que la dématérialisation altère cette relation.

Propos recueillis par Mariam El Habib