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Management stratégique de l'information

 
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Accompagner l'appropriation

I - Contexte

La mise en place d'une digital workplace n'a de sens que si elle répond à de réels besoins mais aussi et surtout si elle est réellement utilisée au quotidien par les collaborateurs. Pour cela, il est nécessaire qu'ils se l'approprient. Et pour y parvenir, cela nécessite de mettre en place un dispositif et un accompagnement dédiés dès le début du projet.

II - En pratique

Afin de mettre en place un accompagnement adéquat pour faciliter l'adoption par les collaborateurs de la digital workplace, il faut passer par un certain nombre d'étapes :

  • Étape 1 : Comprendre l'intérêt de mettre en place un dispositif d'accompagnement

  • Étape 2 : Lever les principaux obstacles à l'utilisation

  • Étape 3 : Mettre en place une communauté de support

  • Étape 4 : Gérer les demandes d'évolutions

  • Étape 5 : Tirer parti de la gamification

A - Étape 1 : Comprendre l'intérêt de mettre en place un dispositif d'accompagnement

Le dispositif d'accompagnement a pour vocation de s'assurer que l'ensemble des utilisateurs et des parties prenantes sont réellement en capacité de tirer au mieux parti de la digital workplace définie et mise en place. En d'autres termes, il s'agit de faciliter l'appropriation par les parties prenantes de la digital workplace.

Pour faciliter cette appropriation, il est essentiel de les accompagner durant les trois grandes étapes de la mise en place de l'environnement :

  • la préparation ;

  • la mise en œuvre ;

  • la pérennisation.

Cet accompagnement, qui évolue au fur et à mesure de l'avancement du déploiement de la digital workplace, a pour vocation de s'assurer que les parties prenantes :

  • comprennent la nécessité de mettre en place et utiliser une digital workplace ;

  • aient le désir de supporter et de participer à la mise en place et à l'utilisation de la digital workplace ;

  • possèdent la connaissance suffisante pour y prendre part ;

  • disposent des compétences et des comportements adéquats pour utiliser de manière effective la digital workplace ;

  • font preuve d'une réelle volonté de pérenniser cette nouvelle façon de travailler.

De manière concrète, pour y parvenir, il va s'agir de réaliser un certain nombre d'actions adaptées à la situation de chaque organisation sur cinq grands registres :

  • le sponsorship et le leadership ;

  • la communication ;

  • la formation ;

  • le coaching ;

  • et la gestion des résistances au changement.

Sponsorship et leadership

Sur ce registre, il s'agit d'identifier qui pourra prendre en charge...

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