Effectuer une demande de communication d’un document administratif

Il faut vérifier que le document en question revêt un caractère administratif. Si la forme de l’acte est indifférente, en revanche, seuls ceux de nature administrative sont susceptibles d’être communiqués.

Une forme quelconque

La loi ne subordonne pas la communication d’un document à une forme particulière :

• le support peut revêtir une forme quelconque : il en va ainsi des écrits, des fichiers informatiques, des enregistrements sonores, des vidéos… ;

Une nature administrative

Le document doit revêtir un caractère administratif. Deux conditions conduisent à définir un tel document :

• le document doit émaner d’une structure compétente pour le produire : ainsi en est-il des collectivités locales, des établissements publics, des entreprises chargées d’une délégation de service public, du service de l'État… ;
• le document doit se rattacher à une mission de service public. Par exemple, il peut s'agir des actes relatifs aux élections, des autorisations de construire, des factures, des devis, des dossiers de marchés publics, des archives… De même, l'article  L.2121-26 du Code général des collectivités territoriales  précise expressément que « toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». Toutefois, une collectivité locale ne produit pas toujours des documents relevant d’une activité de service public. Ainsi en est-il des actes notariés et d'état civil ou des actes de gestion du domaine privé.