Au préalable de cette démarche, un chef de projet doit être nommé au sein de l’administration pour assurer la mise en place et la pérennisation du projet. Le chef de projet organisera une première réunion avec des personnes ressources clairement identifiées (chargé de mission ressources humaines, chargé d’études SIG,…) pour échanger sur les attentes du PDA et soulever des problématiques clés telles que :
- la détermination des objectifs et des motivations à s’engager dans un PDA ;
- la détermination du périmètre à prendre en compte pour le PDA : un, plusieurs ou l’ensemble des sites ;
- le volet inter-administrations pour savoir s’il faut associer d’autres structures (entreprises ou administrations sur le territoire ayant engagé une démarche similaire en termes de mobilité) afin de mutualiser des actions ;
- le recours ou non à un cabinet extérieur pour accompagner le chef de projet.
À ce stade, il est recommandé de créer deux instances de gouvernance : un comité technique et un comité de pilotage.
Le comité technique sera composé principalement de techniciens internes et externes à l’administration. Celui-ci a vocation à se réunir pour entériner chaque étape du PDA et préparer les éléments à faire valider en comité de pilotage. Voici une liste de représentants des services pouvant être associés au comité technique :
- ressources humaines ;
- développement durable ;
- environnement ;
- transports ;
- études ;
- communication interne… ;
- Ademe.
Le comité de pilotage du PDA sera obligatoirement composé de la direction et a pour objectif de valider les étapes du PDA, prendre les décisions, proposer des réajustements nécessaires.
La communication est un élément déterminant pour la réussite d’un PDA. Dès la préparation du projet, une réflexion doit être menée sur la manière de communiquer auprès de vos salariés (intranet, lettre d’information, événements autour du PDA, mails, affiches…). À ce titre, il est conseillé d’élaborer un plan de communication afin de lister les éléments à diffuser. Il convient tout d’abord d’annoncer aux agents que l’administration se lance dans un PDA et d’expliquer pourquoi. Cette démarche doit être la plus transparente possible.
Ne pas hésiter à profiter d’événements comme la semaine de la mobilité et de la sécurité routière, la semaine du développement durable, la fête du vélo… pour organiser des animations pour vos agents et faire le lien avec votre PDA.
Les multiples bénéfices d’un PDA
Ces bénéfices peuvent être d’ordre économique, social et environnemental :
- réduction des frais occasionnés par les déplacements domicile-travail (carburant, stationnement…) et les déplacements professionnels ;
- meilleure qualité de vie (moins de stress, diminution du risque d’accidents, moins de bruit et une meilleure forme physique) ;
- moins de congestion du trafic ; un espace public libéré et une meilleure qualité de l’air ;
- contribution à la réduction de la consommation d’énergie et à la lutte contre le réchauffement climatique ;
- amélioration du climat social : outil de dialogue social au sein d’une administration (démarche gagnant-gagnant) ;
- projet fédérateur et porteur d’image symbolisant l’exemplarité de l’administration permettant de faire le lien aves d’autres projets difficiles à appréhender par les salariés tels qu’un système de management environnemental, un plan climat, un Agenda 21…
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