Fichepratique

Favoriser l’emploi des nouvelles technologies de l’information et de la communication

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Mise à jour le 7 oct. 2024 | Référence : 8933

L'essentiel par l'éditeur

L'adoption des technologies de l'information et de la communication dans l'administration française offre de nombreux avantages, notamment l'amélioration de la qualité des outils de communication électronique et la dématérialisation des échanges. Les collectivités doivent s'assurer de la conformité avec le RGPD et le RGS, tout en optimisant l'archivage électronique et la gestion des documents. La mise en place de systèmes GED et d'outils de signature électronique est essentielle pour garantir l'efficacité et la sécurité des échanges.

  • Comment les collectivités peuvent-elles améliorer la communication électronique avec les usagers ?
  • Quelles sont les obligations légales pour l'archivage électronique dans les administrations ?
  • Quels outils sont recommandés pour la gestion électronique des documents (GED) dans les collectivités ?

Dans une démarche de développement durable, tous les gestes, même les plus simples, ont de l’importance. Ainsi, le fait de renoncer au papier et de communiquer par le biais des nouvelles technologies (courriel, fax, mais aussi intranet, téléconférences…) est un geste quotidien qu’il n’est pas compliqué de généraliser.

Si les agents de la collectivité y adhèrent, cette démarche peut avoir des retombées positives rapides et visibles. Génératrice d’économies, elle permet aussi de mutualiser l’information et de mieux communiquer en interne et à destination du public. Mais pour cela, une bonne stratégie doit être mise en place.

1.

Favoriser l’usage des moyens de communication dématérialisés

La première démarche à mettre en place est fondée sur deux leviers essentiels :

  • S’assurer de la qualité des outils et vecteurs de communication électronique, et de leur adéquation aux besoins de la collectivité. Ainsi, chaque agent doit disposer d’outils de connexion performants, y compris les agents administratifs ou de terrain. Les locaux de travail et d’accueil du public doivent être connectés à la fibre optique (l’ADSL commence à disparaître). L’installation électrique doit également être dimensionnée de manière à permettre la connexion simultanée de tous les agents au réseau, sans risque de coupure électrique (prévoir un onduleur) ou Internet, et sans lenteurs. Sans quoi, les agents ressentiront le besoin d’imprimer des documents papier, et de les conserver.
  • En parallèle, sans être...
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