Les dispositions propres aux régies d’avances

La nature des dépenses à payer

L’acte constitutif de la régie fixe précisément et limitativement les dépenses pouvant être réglées par la régie ; celles-ci sont limitées par l’article R. 1617-11 du Code général des collectivités territoriales et peuvent donc concerner :

• les dépenses de matériel et de fonctionnement non comprises dans un marché public et n’excédant pas 2 000 € par opération conformément à l ’arrêté du 19 décembre 2005  annexe 8. Ce type de dépenses comprend les acquisitions de toutes fournitures, les achats de denrées alimentaires, les frais de carburant ou entretien courant des véhicules appartenant à la collectivité, les frais postaux, les abonnements à des publications, les frais de réception et de représentation, les vignettes et timbres fiscaux ;
• les rémunérations des personnels : la régie d’avances peut payer :
  • les rémunérations des personnels payés sur une base horaire ou à la vacation ainsi que les charges sociales afférentes,
  • les rémunérations des agents au titre du mois au cours duquel ces agents entrent au service de la collectivité ou la quittent ;
• les secours : la nature du secours devra être précisée dans l’acte constitutif de la régie ;
• les avances sur frais de mission et de stage ou les frais de mission et de stage lorsqu’il n’a pas été consenti d’avance ;
• les acquisitions de spectacle : il s’agit de régler des dépenses relatives à des contrats de cession de droits d’exploitation qui ont été conclus entre la collectivité et une entreprise de spectacles (CGCT, art. R. 1617-11-7) ; ce type de dépenses ne pourra excéder 10 000 € par opération et ce, conformément à l’arrêté du 19 décembre 2005 ;
• le remboursement de recettes préalablement encaissées par la régie : le régisseur peut être amené à rembourser aux usagers des recettes qui ont été préalablement encaissées par la régie de recettes ; cette disposition doit être prévue dans l’acte constitutif de la régie ; cette situation peut par exemple se produire en cas d’annulation de spectacle, lorsque l’on procède aux remboursements des billets des usagers.

D’autres dépenses spécifiquement autorisées par le ministre du Budget peuvent être réglées par la régie d’avances.

Contrôle du service fait

En principe, le paiement des dépenses de la régie par le régisseur n’est effectué qu’après service fait ou en contrepartie d’un droit acquis.

Il existe des dérogations à la règle du service fait ou du droit acquis :

• en raison de la nature de la dépense : dans ce cas, la dérogation doit être expressément prévue par les dispositions réglementaires (par exemple : avances sur frais de mission) ;
• en cas de paiement à la commande : l’article 3 de l’ arrêté du 16 février 2015 fixant les dépenses des collectivités territoriales, de leurs établissements publics et des établissements publics de santé pouvant être payées sans ordonnancement, sans ordonnancement préalable ou avant service fait énumère les dépenses « qui peuvent être payées avant service fait ». Il s’ensuit qu’un régisseur d’avances peut payer à la commande les produits et services qui appartiennent simultanément à la liste de l’arrêté du 16 février 2015 et à celle de l’article R. 1617-11 précité ; il s’agit :
  • des abonnements à des revues et périodiques (dans la limite de 2 000 € par opération) ;
  • des achats d’ouvrages et de publications (dans la limite de 2 000 € par opération) ;
  • des droits d’inscription à des colloques, formations et événements assimilés (dans la limite de 2 000 € par opération) ;
  • des acquisitions de logiciels (dans la limite de 2 000 € par opération) ;
  • des prestations de voyage ;
  • des achats réalisés sur Internet (dans la limite de 2 000 € par opération).

Les modes de règlement des dépenses

Le régisseur est habilité à utiliser uniquement les modes de règlement figurant dans l’acte de création de la régie ; ces modes de règlement sont les suivants :

• en numéraire : il convient pour les dépenses inférieures à 750 € ou les dépenses de secours ou d’aide sociale quel qu’en soit le montant ;
• par chèque tiré sur le compte de dépôt de fonds ouvert au nom de la régie ;
• par virement : l’utilisation de ce mode de paiement est soumise à l’autorisation du comptable supérieur territorialement compétent. Il est obligatoire pour les dépenses supérieures à 750 € et quel que soit le montant si le créancier fait une demande écrite au comptable de l’ordonnateur ;
• par carte bancaire domiciliée sur le compte de dépôt de fonds du Trésor ouvert au nom de la régie ; la carte bancaire est considérée comme une carte professionnelle ; sa durée de validité est de deux ans et sa cotisation est prise en charge par la collectivité ; elle est personnelle et ne peut être utilisée que par le régisseur : elle est d’ailleurs établie au nom du régisseur ;
• par prélèvement : ce mode de paiement peut être utilisé par le régisseur pour le règlement de dépenses qui présentent un caractère répétitif (factures d’électricité, d’eau, de télépéage autoroutier, d’abonnement Internet…). Pour cela, il faut que le régisseur dispose d’un compte de dépôts de fonds au Trésor ou un compte bancaire ou postal ouvert au nom de la régie ; l’utilisation de ce mode de règlement nécessite l’autorisation de la direction générale de la comptabilité publique.

Le montant maximum de l’avance à consentir

Pour payer les dépenses, le régisseur dispose d’une avance dont le montant est prévu par l’acte constitutif de la régie en fonction du montant prévisionnel des dépenses annuelles à payer ; les régies d’avances fonctionnent sur le principe de l’avance permanente contrôlée à chaque reconstitution. La reconstitution, par le comptable assignataire, du montant de l’avance mise à la disposition du régisseur n’intervient qu’au vu de la remise des pièces justificatives de paiement, après validation par l’ordonnateur.

Le montant de l’avance à consentir au régisseur ne doit pas dépasser le quart du montant prévisible des dépenses annuelles à payer, ce qui représente un trimestre de dépenses prévisionnelles (CGCT, art. R. 1617-12).

Par exemple, si vous estimez que le montant annuel des dépenses à régler s’élèvera à 30 000 €, le montant de l’avance ne pourra pas excéder 7 500 € (30 000/4).

L’acte constitutif peut prévoir des montants d’avances exceptionnels afin d’organiser certains événements : la prévision doit être expressément prévue par l’acte constitutif.

Il est admis que, au vu de circonstances exceptionnelles liées notamment à l’éloignement géographique de la régie par rapport à la trésorerie de rattachement et après avis conforme du comptable public, le montant de l’avance puisse dépasser le quart du montant des dépenses prévisionnelles annuelles. Ici, bien entendu, il s’agit des dépenses réelles de fonctionnement de la collectivité ou de l’entité ; toutefois, par précaution, et afin de minimiser les risques inhérents à la gestion de deniers, l’avance doit être estimée de façon minimale.

Versement de l’avance initiale au régisseur

Le régisseur établit une demande d’avance, en double exemplaire, qu’il transmet à l’ordonnateur. Ce dernier signe la demande après s’être assuré de sa régularité. Il émet un ordre de paiement au nom du régisseur ès qualités, auquel sont joints les deux exemplaires de la demande d’avance, et transmet le tout au comptable assignataire.

Après vérification de l’ordre de paiement, le comptable procède au versement de l’avance initiale au régisseur :

• soit par remise directe en numéraire ;
• soit par virement sur le compte de disponibilités de la régie.

Le délai de production des pièces justificatives

La périodicité de remise des pièces justificatives que le régisseur doit remettre à l’ordonnateur doit être précisée dans l’acte de création de la régie. À défaut, cette production des pièces est effectuée au moins une fois par mois (CGCT, art. R. 1617-14). En revanche, il est obligatoire de remettre les pièces justificatives à l’ordonnateur :

• lors de la clôture de l’exercice comptable au 31 décembre de l’année N ;
• en cas de remplacement du régisseur par le régisseur intérimaire ou le mandataire suppléant ;
• en cas de changement de régisseur ;
• au terme de la régie.

Dans le délai maximal fixé par l’acte constitutif, le régisseur d’avances procède au versement des pièces justificatives des paiements qu’il a effectués. Ces pièces justificatives sont déterminées par la liste des pièces justificatives des paiements des communes, des départements, des régions et des établissements publics locaux (CGCT, annexe I, article D. 1617-19).

Les pièces justificatives de paiement sont récapitulées sur un bordereau-journal de dépenses établi en double exemplaire.

L’ordonnateur établit ensuite un mandat au nom du régisseur ès qualités pour le montant des justifications admises et produit au comptable les deux exemplaires du bordereau récapitulatif, ainsi que les pièces justificatives acceptées. L’ordonnateur, depuis l’instauration et la généralisation du Protocole d’Echange Standard Version 2 (PES V2), doit typer les mandats relatifs aux opérations de reconstitution des régies, en renseignant, dans la rubrique indiquée, un numéro de régie – propre à chaque régie – transmis par le comptable public.

Après avoir vérifié la régularité du mandat et des pièces justificatives, le comptable constate la dépense budgétaire dans les écritures de la collectivité ou de l’établissement public local et procède à la reconstitution de l’avance.