La toute première étape consiste à recenser une à une les données à suivre. Il s’agit d’ordonnancer la totalité des crédits de masse salariale dans une optique Ressources humaines, distincte du suivi classique financier (lié exclusivement à la répartition par chapitre et article). Ce travail est effectué, si possible, avec un logiciel conçu pour sélectionner les informations contenues dans la base de données carrière et paie (outil d’extraction de données).
Les requêtes sont activées chaque mois : une traçabilité de la progression mensuelle puis le suivi du cumul depuis le 1er janvier sont indispensables pour identifier les rythmes de consommation, ceux-ci ayant une importance spécifique pour les personnels non permanents, dont l’activité fluctue.
La requête doit permettre de repérer l’agent concerné : son matricule, son numéro Insee (important en cas d’homonymie), son affectation précise (direction, service…), sa date d’entrée ou de sortie de la collectivité.
Toute donnée extraite se fait en référence au montant brut.
Thématiques visant à concevoir une bibliothèque de requêtes RH
Agents permanents (titulaires, stagiaires et contractuels> ou = à un an) :
- Indice majoré, Traitement de base brut
- Taux d’activité
- Indemnité de résidence
- Supplément familial de traitement
- Nouvelle bonification indiciaire (nb de points et montant brut)
- Ensemble des primes formant le régime indemnitaire (prime par prime et total si possible)
- Heures supplémentaires (nombre, taux et montant brut)
- Heures complémentaires (idem)
- Montant des charges patronales par Caisse
- Avantages sociaux (isoler chaque élément, distinguer action sociale légale et facultative)
Agents non permanents
- Rémunération mensuelle brute
- Nombre d’heures effectuées
- Indemnités perçues (isoler chaque élément)
Dépenses collectives
- Primes d’assurance
- Cotisation Centre national de la fonction publique territoriale
- Cotisation à un centre de gestion
- Fonds de compensation supplément familial de traitement
- Fonds pour l’insertion des personnes handicapées dans la fonction publique (FIPHFP)
- Participation à des organismes de mutuelle et complémentaire santé
- Cotisation à un organisme d’action sociale
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