La procédure d’appel d’offres : choisir, rédiger, publier, gérer et assurer le suivi des candidatures

La procédure d’appel d’offres se décompose en deux phases :

• la première phase est dédiée à l’analyse des candidatures ;
• la seconde phase est consacrée à l’analyse des offres.

À l’issue de ces deux phases, vous retiendrez l’offre répondant le mieux à vos besoins, au regard des critères annoncés en amont aux candidats. Enfin, à l’issue de la procédure, vous pourrez signer et  notifier le marché sans négociation.

Le choix entre appel d’offres ouvert et appel d’offres restreint reste libre :

• En appel d’offres ouvert, vous fournirez aux candidats, dès le début de la procédure, un dossier de consultation des entreprises complet (DCE). Ce dossier comprendra un règlement de consultation, un CCAP, un CCTP, etc. Ainsi, les candidats pourront vous remettre les éléments relatifs à leur candidature (déclaration du candidat, lettre de candidature) et les éléments relatifs à leurs offres (acte d’engagement signé, offre technique, documents associés comme l’annexe prix).
• En appel d’offres restreint, vous avez la possibilité de limiter le nombre de candidats pouvant déposer une offre. Toutefois, ce nombre ne peut être inférieur à 5. Par rapport à l’appel d’offres ouvert, l’avis de publicité de l’appel d’offres restreint se limite à demander aux entreprises les éléments relatifs à leur candidature. Ensuite, seules les entreprises retenues au regard de vos critères de sélection, dans la limite du nombre de candidats fixé, sont admises à présenter une offre. En d’autres termes, seuls les candidats sélectionnés reçoivent la lettre de consultation les invitant à remettre une offre.

Sachez que l’appel d’offres restreint est plutôt conseillé :

• pour les secteurs concurrentiels ;
• pour les procédures où vous risquez de recevoir un nombre d’offres conséquent ;
• pour des raisons de sécurité (vous évitez ainsi de transmettre le dossier à toutes les entreprises) ;
• pour des raisons de coût si des plans onéreux doivent être transmis aux candidats.