Vous pouvez demander des échantillons et des spécimens au stade de la candidature ou au stade de l’offre. Toutefois, selon que votre requête est formulée dans l’une ou l’autre de ces deux phases :
- elle n’aura pas les mêmes objectifs ;
- vous ne pourrez pas demander exactement les mêmes choses.
Au stade de la candidature, votre demande doit vous permettre de déterminer si l’entreprise est en capacité de réaliser les prestations qui font l’objet du marché. Cependant, les éléments que vous pouvez exiger à ce stade sont assez restrictivement fixés par la réglementation. Il s’agit d’« échantillons, descriptions et/ou photographies des fournitures ».
Au stade de l’offre, votre demande doit vous permettre d’obtenir des éléments qui, apportés à l’appui des offres, vous aideront à analyser et à comparer ces offres sur le plan technique. Votre requête peut alors être plus large et porter sur des échantillons, maquettes ou prototypes concernant l’objet du marché (ex. : ramettes de papier, petites fournitures de bureau, etc.).
Ces deux logiques sont différentes. Il est important d’en mesurer les enjeux et les limites :
- il est a priori possible de cumuler les deux demandes (l’une au stade de la candidature, l’autre au stade de l’offre). Sachez toutefois que vos deux requêtes doivent être justifiées par l’objet du marché. En effet, elles ne peuvent concerner un spécimen sans lien avec votre marché.
- De plus, votre exigence doit être proportionnée (ex. : si votre marché à passer porte sur l’acquisition de cinq voitures, il n’est pas concevable de demander deux voitures comme échantillon).
Attention
Votre demande ne doit pas correspondre à un commencement d’exécution du marché. En pratique, vous ne pouvez demander à un prestataire de commencer à réaliser les prestations du marché à travers la fourniture de maquettes, prototypes ou échantillons. Votre requête doit donc être précise et limitée par rapport à l’objet du marché.
Sachez enfin que la demande d’échantillons ne s’oppose pas à la dématérialisation. Simplement, les échantillons font exception au principe d’uniformité du mode de transmission.
A noter
Même si le Code de la commande publique ne le prévoit pas expressément, le pouvoir adjudicateur peut organiser un essai des prestations, objet du marché, pour juger de la qualité des offres. Ces essais doivent être réalisés dans le respect des principes d’égalité de traitement et de confidentialité des offres. Pour ce faire, chaque essai doit se faire séparément, candidat par candidat et aucun soumissionnaire ne doit connaître la teneur de l’offre de ses concurrents.
