Les directions des achats des entreprises privées portent un très grand soin à la gestion de leurs relations avec les fournisseurs, qu’elles désignent souvent sous le terme de Supplier Relationship Management (SRM).
Elles estiment, à juste titre, qu’il s’agit d’un de leurs principaux leviers de création de valeur.
La situation est différente dans le secteur public où les acheteurs font rarement du pilotage de la relation fournisseur un axe fort de leur politique d’achat. Cette pratique limitée est souvent liée au contexte propre aux marchés publics, notamment juridique, et à la peur souvent injustifiée de rompre les grands principes du
Code de la commande publique.
Avoir une vision claire des intérêts et des objectifs des deux parties
Afin d’optimiser la relation acheteur-fournisseur, il est nécessaire de disposer d’une vision claire des intérêts et des objectifs de chaque partie afin de pouvoir construire un mode de communication et de coopération équilibré qui soit attractif pour chacune d’elles.
Ceux-ci sont, la plupart du temps, les suivants :
- objectifs de l’acheteur : obtenir une bonne performance, qu’elle soit financière ou qualitative, soutenir les politiques publiques (performance environnementale, insertion sociale, innovation, emploi local), ou encore renforcer l’image du pouvoir adjudicateur en communiquant via les achats ;
- objectifs du fournisseur : accroître la rentabilité de son activité, maintenir et développer ses parts de marché, augmenter sa visibilité et mieux gérer ses risques à court, moyen et long termes, développer ses avantages compétitifs, renforcer l’attractivité de son image et de ses marques, être payé dans les délais convenus.
Savoir entrer dans une démarche de progrès continu de gestion de la relation fournisseur pendant tout le processus achat pour gagner en performance
La gestion de la relation avec les fournisseurs potentiels
L’acheteur doit, pour être efficace, veiller en permanence à maintenir et à renforcer l’attractivité de ses achats auprès des fournisseurs potentiels (titulaires de marchés et prospects).
La mobilisation des fournisseurs majeurs à chaque consultation est un enjeu essentiel afin de garantir la performance achat mais également renforcer la crédibilité de l’acheteur tant en interne qu’en externe.
Cette stratégie repose sur les fondamentaux suivants :
- la mise en place et le déploiement d’une politique de communication adaptée ;
- la clarté dans la présentation des projets achats afin de s’assurer de la mobilisation des seuls fournisseurs potentiels ;
- l’utilisation d’un large panel de procédures (restreintes, multi-attributaires, etc.) ;
- l’intégration au sein du dossier de consultation et des critères de choix d’éléments liés à la relation acheteur-fournisseur ;
- le positionnement adapté d’exigences vis-à-vis des éléments de capacités et de performance des candidats.
Cette politique de communication et stratégie avec les fournisseurs potentiels peut, bien sûr, être différenciée en fonction des caractéristiques des différentes filières d’achat ou du type de fournisseurs recherchés (par exemple, PME, entreprises ayant une activité en relation avec l’activité principale du pouvoir adjudicateur).
La gestion de la relation avec les fournisseurs retenus comme titulaires de marché
La participation active de l’acheteur à l’exécution des contrats est souvent un manque constaté dans les pratiques d’achats.
Il est pourtant essentiel pour l’acheteur de créer un contexte favorable à une exécution optimisée de ses marchés.
Il lui faut pour cela savoir établir une relation collaborative favorable avec chacun de ses fournisseurs. Il doit aussi essayer de leur faire partager une culture commune de travail autour d’objectifs de performance partagés.
Pour être efficace dans la gestion de la relation avec les fournisseurs titulaires de marché, l’acheteur ne doit pas hésiter à cibler de façon préférentielle ceux d’entre eux qui lui paraissent les plus stratégiques au regard de ses objectifs (chiffre d’affaires, niveau de criticité des achats par rapport à l’activité du pouvoir adjudicateur, innovation, etc.).
A noter
La Médiation interentreprises et la Médiation des marchés publics ont mis au point depuis 2010 une charte « Relations fournisseurs responsables » afin de sensibiliser tous les acteurs économiques, qu’il s’agisse d’entreprises ou d’organismes publics, aux enjeux inhérents aux achats responsables et à la qualité des relations clients-fournisseurs. Elle vise à construire une relation durable et équilibrée entre clients et fournisseurs, dans un cadre de confiance réciproque (www.rfar.fr).
Le label Relations fournisseurs & Achats responsables vise quant à lui à distinguer les entreprises françaises ayant fait la preuve de relations durables et équilibrées avec leurs fournisseurs.
Il est le premier label en la matière remis par les pouvoirs publics et il est attribué pour une période de trois ans (www.rfar.fr/label-relations-fournisseurs-achats-responsables/).
Les établissements publics, notamment ceux intervenant comme centrales d’achat, ont un intérêt majeur à aller vers le label à l’image de ce qui a été entrepris par l’Union des groupements d’achats publics (Ugap).
