Autoriser les variantes

Maîtriser la définition de son besoin

« La nature et l'étendue des besoins à satisfaire sont déterminées avec précision avant le lancement de la consultation en prenant en compte des objectifs de développement durable dans leurs dimensions économique, sociale et environnementale » ( CCP, art. L. 2111-1 ).

De cette phase essentielle dépendent le choix de votre procédure et la réussite de votre marché. Ainsi, pour être efficace, l’expression de votre besoin doit reposer notamment sur :

• l’analyse de vos besoins fonctionnels sur la base notamment des états de consommation ;
• la connaissance approfondie des marchés fournisseurs notamment par la participation à des salons professionnels ou le recours à des documents techniques ;
• la distinction entre achats standard et spécifiques ;
• l’adoption d’une démarche en coût global prenant en compte non seulement le prix à l’achat, mais aussi les coûts de fonctionnement et de maintenance associés à l’usage du bien.

Recourir aux mécanismes des variantes

La définition de votre besoin peut, néanmoins, dans certains cas, être plus ou moins précise.

Le régime de la variante permet à vos opérateurs économiques de vous proposer une solution ou des moyens pour effectuer/réaliser vos prestations/travaux autrement que celles/ceux définis dans votre cahier des charges. Juridiquement, la variante constitue ainsi une modification, à l’initiative du candidat, de spécification prévue dans votre cahier des charges.

Il peut s’agir d’une solution différente, innovante ou inconnue par vos services, qui est de nature à constituer une meilleure solution, et éventuellement pour un meilleur prix.

La variante peut notamment :

• modifier votre offre technique de base (ex. : changement de matériaux avec des performances au moins équivalentes) ;
• porter sur la durée d’exécution de votre marché ;
• présenter un intérêt purement financier.

Vous avez, par conséquent, tout intérêt à recourir aux variantes dans des domaines techniques ou d’évolution rapide : le recours à la variante favorisera ainsi l’innovation.

Ainsi la variante peut-elle être technique, administrative ou financière :

• la variante technique : il peut s’agir, par exemple, d’une variante consistant à proposer un matériau différent de celui que vous avez défini dans votre cahier des charges ;
• la variante administrative : elle peut porter sur une durée d’exécution du marché, sur les conditions de garantie ou de maintenance ;
• la variante financière : elle peut concerner les délais de paiement, le versement d’une avance, la composition d’un prix forfaitaire.

Cerner les conditions de recevabilité du recours au mécanisme de la variante

Les innovations proposées par les entreprises sous forme de variantes peuvent être prises en compte par le pouvoir adjudicateur, à condition, pour les procédures formalisées, que la possibilité des réponses avec variante ait été expressément autorisée dans l'avis de publicité et/ou dans le règlement de la consultation.

Autrement dit, à la différence du régime des réponses avec variante en procédure adaptée où le silence vaut acceptation des réponses avec variante, le silence du dossier de consultation des entreprises vaut interdiction des réponses avec variante.

Néanmoins, qu’il s’agisse de marchés formalisés ou non, il convient de relever que, pour pouvoir comparer les variantes de façon transparente, l’ article R. 2151-10 du Code de la commande publique dispose que les documents de la consultation mentionnent les exigences minimales que doivent respecter les variantes, ainsi que les modalités de leur présentation.

Enfin, sachez que vous avez la possibilité de limiter le nombre de variantes autorisées.