Instruction du 17 avril 1985 relative à la définition des prestations servies par les comités d’entreprise et susceptibles d’être comprises dans l’assiette des cotisations sociales

La lettre ministérielle du 11 octobre 1980 précisait notamment que, selon la jurisprudence de la Cour de cassation, les prestations en espèces servies par les comités d’entreprise entrent dans l’assiette des cotisations sociales, lorsqu’elles ne présentent pas le caractère d’un secours.

À la lumière de l’expérience, il est apparu que l’application de ce principe soulève de nombreuses difficultés pratiques et peut conduire à des conséquences excessives.

La présente circulaire a pour objet de dégager une ligne de conduite générale qui, sans prétendre régler tous les cas particuliers, devrait permettre de clarifier la situation. Elle concerne les prestations en espèces et en nature versées par les comités d’entreprise proprement dits ainsi que par toute institution analogue s’adressant à des salariés dont les rémunérations donnent lieu au versement de cotisations sociales calculées, en tout ou partie, suivant les règles définies pour le régime général.

I - Principes généraux

Sous réserve de l’appréciation souveraine des tribunaux les principes à retenir sont les suivants :

  1. à moins qu’une mesure législative ou réglementaire n’en dispose autrement, il n’y a pas lieu de soumettre à cotisations les prestations en espèces ou en nature versées à des salariés ou anciens salariés de l’établissement lorsqu’elles se rattachent directement aux activités sociales et culturelles des comités d’entreprise ;

  2. par voie de conséquence, entrent notamment dans l’assiette des cotisations sociales alors même qu’elles transitent par le comité d’entreprise :

    • les prestations versées en application d’une obligation légale ou contractuelle de l’employeur ;

    • quelle que soit leur appellation, les sommes qui présentent, en fait, le caractère d’un complément de rémunération, par exemple lorsque leur montant est hiérarchisé et qu’elles sont perçues par l’ensemble du personnel.

Les exemples qui suivent ne présentent, bien entendu, aucun caractère exhaustif, et sont destinés à faciliter l’application des principes qui viennent d’être exposés.

II - Prestations placées hors de l’assiette des cotisations sociales

Il n’y a pas lieu de soumettre à cotisation, qu’ils soient attribués en argent ou en espèces :

  1. les secours, c’est-à-dire les sommes versées en raison de l’état de gêne des bénéficiaires ;

  2. les avantages destinés, sans discrimination, à favoriser ou améliorer les activités extra-professionnelles, sociales ou culturelles (de détente, de sports ou de loisirs) des salariés et de leur famille.

    Il en est ainsi notamment :

    • des participations favorisant le départ en vacances de la famille ou des enfants seuls même si elles ne sont pas modulées en fonction de la situation et des ressources familiales ;

    • des aides aux vacances attribuées par les comités d’entreprise sous forme de chèques-vacances, en application de l’ article 6 de l’ordonnance n° 82-283 du 26 mars 1982 (en revanche la participation du comité d’entreprise au titre de l’article 3 de la même ordonnance constitue un élément de rémunération) ;

    • des réductions tarifaires accordées à l’occasion de voyages touristiques, de spectacles, de pratiques sportives.

    Il importe peu que ces réductions soient directement supportées par le comité d’entreprise ou qu’elles donnent lieu au remboursement total ou partiel des sommes payées par le salarié ;

  3. la prise en charge par le comité d’entreprise de la participation des salariés au financement de régimes complémentaires de prévoyance ou de retraite lorsqu’ils revêtent un caractère obligatoire et collectif ;

  4. les indemnités accordées à l’occasion de congés d’éducation ouvrière ou de formation syndicale lorsqu’elles sont destinées à couvrir les frais supportés par les salariés, à cette occasion ;

  5. les aides accordées, au cours de leur retraite, aux anciens salariés de l’entreprise et à leur famille.

III - Prestations à inclure dans l’assiette des cotisations sociales

Doivent, en particulier, être soumis à cotisations sociales :

  1. les avantages faisant l’objet de dispositions législatives ou réglementaires expresses prévoyant leur assujettissement à cotisations, telles que les indemnités complémentaires aux indemnités journalières destinées à maintenir en tout ou partie le salaire, ainsi que les prestations à caractère familial (prime de crèche, de nourrice, de garde d’enfant, de logement, de scolarité, d’études, de rentrée scolaire, allocations de maternité, pour enfants à charge...) lorsqu’elles sont versées en dehors des cas d’exonération limitativement énumérés par la réglementation ( décret du 8 juin 1946, art. 145 , paragraphe 1) ;

  2. les prestations versées en application d’une obligation légale ou contractuelle de l’employeur ainsi que celles qui présentent, en fait, le caractère d’un complément de rémunération. Indépendamment de l’appellation qui peut leur être donnée, il s’agit de primes ou indemnités attachées, collectivement ou individuellement, au statut du salarié dans l’entreprise, telles que :

    • primes de transport, de cantine, de casse-croûte, de fête patronale, d’anniversaire de l’entreprise ;

    • primes de mariage, de naissance, de Noël, de médaille du travail, de départ au service militaire, de départ en retraite ou en préretraite (dans un souci de simplification, il peut être fait abstraction des cadeaux en relation avec l’événement ou des bons d’achat d’utilisation déterminée lorsque leur importance est conforme aux usages).

Ceux de ces avantages qui revêtent en partie le caractère de remboursements de frais peuvent être exonérés dans les conditions habituelles en cumulant, s’il y a lieu, les avantages servis, pour le même événement, par l’employeur et le comité d’entreprise. Exemples : remboursement conjoint des frais de transport du domicile au lieu de travail ; participation conjointe à l’acquisition de titres-restaurant.

Il est rappelé en outre que :

  • la procédure de contrôle (y compris la notification des redressements) doit être suivie entre l’ URSSAF et l’employeur, seul responsable du paiement des cotisations (à moins, bien entendu, qu’il ne s’agisse des salariés du comité d’entreprise) ;

  • le comité d’entreprise doit communiquer à l’employeur les éléments nécessaires à la déclaration et au calcul des cotisations afférentes aux avantages susceptibles d’être soumis à cotisation. Il est aussi tenu de mettre à la disposition de l’entreprise, lors d’un contrôle, les documents comptables nécessaires à l’accomplissement de celui-ci.

Les indications qui précèdent s’appliquent pour l’avenir ainsi que pour le règlement des litiges en cours mais ne peuvent justifier le remboursement de rappels de cotisations lorsque les redressements opérés sont devenus définitifs.

Les difficultés d’application rencontrées par messieurs les directeurs seront portées à ma connaissance dans les meilleurs délais possibles.