Le droit ici applicable dépend des conditions de la disparition de l’établissement de santé et de son statut.
S’agissant des établissements publics et Espic, la dévolution des archives médicales s’effectue en premier lieu vers l’établissement de santé (ou le praticien) qui reprend les activités de l’établissement supprimé.
À défaut de reprise, ces archives sont versées vers le service public d’archives :
- cette dévolution est obligatoire pour les établissements de santé publics ou assimilés ;
- pour les établissements privés ne participant pas au service public hospitalier, elle doit être réalisée par voie contractuelle dans les conditions fixées par l’ article R. 1112-8 du Code de la santé publique : « Lorsqu’un établissement de santé privé ne participant pas à l’exécution du service public hospitalier cesse ses activités, les informations concernant la santé des patients peuvent, sous réserve des tris nécessaires, faire l’objet d’un don à un service public d’archives par voie contractuelle entre le directeur de l’établissement et l’autorité administrative compétente. »
En secteur libéral, le praticien, dépositaire des observations médicales personnelles qu’il a établi, reste responsable des dossiers. Il lui appartient donc, avant la liquidation de l’établissement, de récupérer les dossiers des patients qu’il a traités pour, le cas échéant, pouvoir satisfaire à une demande de communication (CNOM, SD n° 8377, 23 avr. 2003). Il est ici vivement recommandé d’informer les patients des modifications des conditions de garde et de conservation de leurs dossiers médicaux. Il est par ailleurs impératif que le ou les médecins informent le conseil départemental du lieu où sont conservés ces dossiers afin de pouvoir orienter les demandes d’accès éventuelles.
Il arrive fréquemment que les archives départementales demandent à ce que des échantillonnages soient effectués avant la destruction en masse de l’ensemble des dossiers ayant dépassé les délais de conservation mais que l’établissement les conserve. Il faut que le directeur de l’établissement, appuyé par le DIM et le responsable du service d’archives, s’oppose à cette demande en rappelant qu’il n’est pas de la responsabilité de l’établissement de conserver des archives définitives. Ces archives ayant vocation par la suite à être consultées par tout public, l’établissement de santé ne dispose pas des moyens nécessaires (lieux de conservation, salle de lecture, personnel de surveillance, etc.) pour assumer ce rôle totalement dédié aux archives départementales.
