L’élaboration du tableau mensuel de service

Avant d’élaborer un planning ou un tableau de service, il est nécessaire de déterminer le nombre d’agents nécessaires, en fonction du nombre de lits ou de la spécificité, pour chaque catégorie de personnel. Ces données, couramment appelées effectif théorique ou effectif fonctionnel, sont calculées de manière mathématique. Cet effectif plancher doit être au moins égal ou supérieur à l’effectif réellement disponible. À défaut, l’élaboration d’un planning est irréalisable.

Calculer l’effectif théorique

De nombreuses variables existent pour calculer l’effectif théorique, telles que le temps horaire (travail en 7 heures, ou 7 h 30, ou 8 heures, ou 10 heures, ou 12 heures), l’organisation du service (ouverture 7 jours sur 7 ou 5 jours sur 7), l’activité du week-end ou l’activité saisonnière, etc.

Une maquette type d’organisation doit être définie. Elle doit être réalisée sur plusieurs semaines. Il s’agit d’un cycle qui peut être variable d’une à douze semaines au sein duquel un roulement est à déterminer.

Le décret du 4 janvier 2002 relatif à l’organisation du temps de travail a introduit la notion de « cycle de travail ». Le cycle de travail, défini par service ou par fonctions, est une période de référence dont la durée se répète à l’identique et ne peut être inférieure à une semaine ni supérieure à douze semaines.

Il faut ensuite calculer le volume horaire par cycle pour tous les postes de travail nécessaires pour faire fonctionner l’organisation. L’addition des cycles permet de connaître le nombre d’heures annuel dont le service a besoin.

La division de ce volume d’heures par la durée annuelle de travail de référence d’un temps plein donne le nombre d’ETP nécessaires.