Avant d’élaborer un planning ou un tableau de service, il est nécessaire de déterminer le nombre d’agents nécessaires, en fonction du nombre de lits ou de la spécialité, et ce pour chaque catégorie de personnel. Ces données, couramment appelées effectif théorique ou effectif fonctionnel, sont calculées de manière mathématique. Cet effectif plancher doit être au moins égal ou supérieur à l’effectif réellement disponible. À défaut, l’élaboration d’un planning est irréalisable.
A noter
L’absentéisme n’est pas pris en compte dans un effectif théorique. Il est donc nécessaire de négocier quelques moyens supplémentaires (heures supplémentaires, recours au pool de remplacement, mensualités d’été, etc.).
Calculer l’effectif théorique
De nombreuses variables existent pour calculer l’effectif théorique, telles que :
- la modalité de décompte du temps de travail (35 heures hebdomadaires, 39 heures hebdomadaires, 1 607 heures annuelles) ;
- l’amplitude horaire de travail (travail en 7 heures, 7 heures 30, 8 heures, 10 heures ou 12 heures sous couvert d’un régime dérogatoire validé institutionnellement après avis du comité social d’établissement [CSE]) ;
- l’organisation du service (ouverture 7 jours sur 7 ou 5 jours sur 7, activité de nuit, activité du week-end ou encore activité saisonnière).
Cet outil liste et quantifie les tâches réalisées par unité organisationnelle (service) et par métier, en préalable à l’élaboration des maquettes organisationnelles.
Une « maquette organisationnelle » doit être définie. Elle doit être réalisée sur plusieurs semaines et correspond à un « cycle de travail ».
Le
décret n° 2002-9 du 4 janvier 2002
relatif à l’organisation du temps de travail a introduit cette notion : le cycle de travail, défini par service ou par fonction, est une période de référence dont la durée se répète à l’identique et ne peut être inférieure à une semaine ni supérieure à 12 semaines.
Il faut ensuite calculer le volume horaire par cycle pour tous les postes de travail nécessaires afin de faire fonctionner l’organisation. L’addition des cycles permet de connaître le nombre d’heures annuel dont le service a besoin.
La division de ce volume d’heures par la durée annuelle de travail de référence d’un temps plein donne le nombre d’équivalents temps plein (ETP) nécessaires.
Attention
Il faut tenir compte de la durée du temps de travail de nuit par agent qui est différente de la durée du temps de travail de jour.
Cet outil permet de calculer le nombre d’équivalents temps plein (ETP) requis pour le fonctionnement d’une unité organisationnelle.
Cet outil illustre, par un exemple, la construction d’un cycle de travail.
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