I - Le contexte

Au-delà de l'obligation réglementaire que constitue le rapport sur l'état des collectivités (REC) et avec lequel il est souvent confondu, le bilan social apporte une photographie de la collectivité.

Le bilan social est un outil efficace s'il est bien utilisé pour faciliter la circulation des informations. Il permet d'allier les données quantitatives à une analyse plus qualitative. Dans le cadre de la GPEEC, il permet de disposer des données pertinentes pour établir un état des lieux et des questionnements intéressants.

II - En repère

1 - Repère 1 : qu'est-ce qu'un bilan social ?

Le bilan social doit être bien distingué du rapport sur l'état des collectivités (REC), transmis au Conseil Supérieur de la Fonction Publique Territoriale, chargé de synthétiser l'ensemble des rapports transmis et d'en tirer des tendances et une analyse générale sur les collectivités. C'est une obligation légale à réaliser tous les deux ans. On confond fréquemment ces deux termes. Pourtant les objectifs sont bien différents. Le REC mobilise des données brutes et ne fournit pas d'analyse hormis la synthèse globale.

A contrario , le bilan social ne relève pas d'une obligation légale et a une périodicité annuelle. Il a pour objectif de favoriser le dialogue social et présente à la fois une photographie à un instant particulier de la collectivité mais également une évolution dans le temps lorsqu'il est produit régulièrement.

L'utilisation du bilan social comme outil de dialogue avec les partenaires sociaux reflète très souvent la façon dont la collectivité et en particulier la direction générale et les élus conçoivent les relations sociales : il peut s'agir d'une présentation unique en CTP limitant de facto le temps d'échange et de discussion, d'un dialogue en amont, de réunions préparatoires pour une analyse partagée, etc.

Il présente un état des lieux de la situation du personnel dans son ensemble mais également suivant des entrées plus fines, par filière, par service, cadre d'emplois, métiers. Il permet également d'être informé sur les conditions de travail, de repérer les problèmes, d'engager une analyse de la situation sur des éléments objectifs et de chercher des pistes d'amélioration.

Soumis à différentes logiques, le bilan social est :

• Un outil de dialogue social : lors de sa présentation au CTP ou lors de sa restitution durant les concertations départementales de l'emploi. Il stimule le dialogue à partir de données claires et objectives sur le personnel ainsi que sur sa gestion.

• Un outil de gestion des ressources humaines : il offre une photographie du personnel à un instant précis et permet ainsi de dégager les caractéristiques de la collectivité et du département (personnel vieillissant, proportion d'agents non titulaires, etc.). Il facilite la mise en place des outils de gestion des ressources humaines et de planification.

• Un outil de comparaison dans le temps et dans l'espace : il permet, par exemple, de suivre l'évolution de la collectivité par rapport aux années précédentes, d'établir des projections mais également de se comparer aux autres collectivités.

Contrairement au REC, il n'est pas figé et évolue suivant les besoins. Si l'on retrouve généralement un socle commun d'éléments et d'indicateurs observés, d'autres varient en fonction des objectifs, des particularités, des problèmes identifiés. Au fil du temps, le bilan social constitue la mémoire de la collectivité en matière sociale.

2 - Repère 2 : Comment élaborer le bilan social

Le bilan social s'inscrit dans une perspective plus large de politiques de ressources humaines ( cf.   Tab. 1 et 2 ) :

• dans un premier temps les élus définissent une politique de ressources humaines ;

• la direction générale propose les modalités de mise en œuvre de cette politique ;

• la direction des ressources humaines élabore le bilan social qui reflète les effets de cette politique et donne des tendances, des pistes sur les actions à mener ;

• le bilan est ensuite destiné aux responsables de service, aux organisations syndicales, aux agents ;

• comme le REC, il est soumis pour avis au Comité Technique Paritaire.

La globalisation des données permet une vision d'ensemble qui va au-delà des tableaux de bord ou d'autres documents de synthèse. A contrario elle manque de finesse et rend l'interprétation plus délicate. C'est pourquoi les bilans produits engagent fréquemment des tris par filières, directions, services, métiers, etc.

En fonction des besoins des collectivités, des indicateurs seront privilégiés à d'autres.

Préalablement au premier bilan social, il convient de :

• choisir les indicateurs pertinents et les définir ;

• déterminer leur périodicité ;

• identifier les sources de collecte ;

• organiser la collecte de l'information, voire adapter le système informatique ;

• traiter les informations recueillies, les vérifier, opérer un traitement statistique et graphique si nécessaire ;

• bâtir le document de présentation.

Les différentes variables mobilisables autour de l'agent sont :

• le statut ;

• la filière ;

• la catégorie hiérarchique ;

• le cadre d'emplois ;

• le grade ;

• le métier ;

• la rémunération et les charges ;

• l'action sociale ;

• l'ancienneté ;

• l'âge et le sexe ;

• la formation ;

• les concours et examens professionnels ;

• le temps de travail ;

• l'absentéisme ;

• les accidents du travail et les conditions d'hygiène et de sécurité (visites médicales, vaccinations, etc.).

3 - Repère 3 : Comment communiquer autour du bilan social

Il doit être communiqué à tous les services, que ce soit sous un format papier, un CD-Rom ou une diffusion sur l'intranet de la collectivité. Cette diffusion large donne un sentiment de transparence mais également d'appartenance aux agents.

On peut choisir également de ne diffuser que des informations clés et ciblées pour le rendre plus accessible.

En direction plus spécifiquement des chefs de service il est préférable de prévoir des temps d'échange afin d'expliciter les résultats, de les confronter aux représentations de chacun et aux réalités du terrain. Ces temps peuvent permettre également de « faire passer des messages » et plus largement d'informer. La direction des ressources humaines peut apporter une vision plus précise sur le plan technique, avec un recul différent.

La confrontation des deux approches peut permettre de formuler plus précisément les questionnements, de repérer les manques.

Le choix de la forme dépend :

• de la cible : une forme ludique est préférable pour un individu lambda ;

• de l'information à transmettre, du message à faire passer ;

• des résultats attendus ;

• des règles de communication classiques mais aussi des règles adoptées par la collectivité.

Pour une majorité d'indicateurs, le tableau de chiffres et les pourcentages suffisent et permettent une représentation claire des dynamiques à l'œuvre. Mais si l'on souhaite représenter une évolution, une répartition variable de plusieurs éléments, des ordres de grandeurs, il peut être nécessaire d'utiliser les graphiques. Ces derniers permettent :

• une représentation d'ensemble des données ;

• une perception rapide des informations ;

• une certaine concision dans la mesure où le graphique n'est pas surchargé et n'intègre pas plus de deux ou trois variables.

Ils nécessitent cependant quelques précautions :

• la présence d'un titre explicite ;

• la définition des variables utilisées ;

• un commentaire pour ne pas laisser le lecteur perdu face aux chiffres : le commentaire peut être une simple observation des tendances, un questionnement pour éviter d'orienter.

III - Notre conseil

Pensez à varier les présentations, leur longueur, leur forme suivant votre interlocuteur et suivant votre objectif.

Pensez à associer les services en amont sur les chiffres collectés afin d'avoir une meilleure compréhension de leur contexte et des évènements qui se sont déroulés et peuvent influer sur leur interprétation.

IV - Erreurs à éviter

Ne cherchez pas à orienter l'analyse en amont. Le bilan social doit rester un outil de discussion et les différents points de vue enrichissent la connaissance du contexte social de la collectivité.

Ne multipliez pas les tableaux et graphiques sans commentaires ni questionnements ou propositions d'interprétation. Votre interlocuteur ne saurait qu'en faire et pourrait survoler le document.

Évitez les jugements de valeur, ils n'ont pas leur place dans ce document et peuvent bloquer le dialogue social.

V - Foire aux questions

En l'absence d'obligation réglementaire, quels indicateurs choisir ? Faut-il se « caler » sur le REC ?

Le REC peut être un point de départ mais il faut s'en démarquer. Pour déterminer un indicateur pertinent, il faut déterminer :

• son périmètre ;

• son objet ;

• ce que l'on cherche à observer en fonction des objectifs.

VI - Aller plus loin

Bibliographie

Bilan social et tableaux de bord des outils de pilotage au service des Ressources Humaines Karine Fontaine-Gavino et Adrien Zambeaux, CIG de la petite Couronne, collection « Les diagnostics de l'emploi territorial », hors-série n ^o  9.

Texte de référence

Arrêté du 24 juillet 2013 fixant la liste des indicateurs contenus dans le rapport sur l'état de la collectivité prévu par l'article 33 de la loi n ^o  84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale.

NOR : RDFB1316260A