Dans un document daté du 19 juillet 2010, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) précise que les identifiants et les mots de passe des salariés ont un caractère personnel et ne peuvent être communiqués à l’employeur que si le salarié absent détient sur son poste des informations nécessaires à la poursuite de l’activité de l’entreprise qui ne peuvent être obtenues par d’autres moyens.

Lorsque les fichiers ou documents sont identifiés comme personnels, l’employeur ne peut en prendre connaissance qu’en présence du salarié, après l’avoir invité à être présent ou en cas de risque particulier. Les conditions d’accès au poste de travail en cas d’absence des salariés doivent être fixées par l’employeur et portées à leur connaissance.