Face aux interrogations des parlementaires, le Premier ministre a transmis à ces différents ministres une circulaire ayant pour objet l’encadrement du recours par les administrations et les établissements publics de l’État aux prestations intellectuelles.
Un recours justifié au cas où l’administration ne dispose pas des ressources internes
Le gouvernement présente ses solutions et son engagement d’être désormais plus vigilant à l’avenir sur le recours à des prestations de conseil extérieur. Le Premier ministre s’engage à « au moins 15 % de baisse » du volume de dépenses en conseil extérieur pour l’année 2022 par rapport à 2021, sur les sujets de transformation et de stratégie (c’est-à-dire hors dépenses liées à l’informatique). Désormais, il appartient à chaque ministère de justifier du recours à un prestataire externe, notamment en raison de l’absence de disponibilité, de compétences ou de ressources internes permettant de répondre au besoin identifié par le service l’ayant exprimé. En outre, il appartient au demandeur de s’assurer de la qualité de la transcription des besoins dans le bon de commande et l’adéquation du prix à la prestation demandée. Le gouvernement souhaite une réflexion sur l’opportunité d’internaliser les compétences et expertises qui correspondent à des besoins permanents ou réguliers et des commandes récurrentes.
Sur la conduite des missions de prestations intellectuelles, le service qui signe le bon de commande est responsable de la prestation qu’il a commandée. Autant que possible, un ou plusieurs agents publics sont intégrés à l’équipe projet afin de garantir le transfert des compétences et la capitalisation des connaissances acquises pendant le projet. Enfin, toute prestation intellectuelle doit faire l’objet à son terme d’une évaluation non seulement sur la qualité du service rendu par le prestataire (respect des délais, qualité des ressources mises à disposition, coopération avec les services) mais aussi sur l’atteinte des objectifs définis lors de l’expression du besoin.
Un contrôle interne renforcé sur le recours à des prestataires extérieurs
Un pôle interministériel d’achat de prestations intellectuelles doit être crée afin d’apporter un conseil aux acheteurs et d’approuver le montant des achats supérieurs à 500 000 € HT. En outre, le texte propose la mise en place à la fin du premier semestre 2022 d’une base de données identifiant les compétences internes disponibles au sein de l’État et de formuler des propositions quant aux modalités de leur mobilisation, afin d’éviter lorsqu’il n’est pas indispensable, le recours à des prestataires extérieurs. Une attention toute particulière doit être portée à la prévention des conflits d’intérêts. Pour cela, les chartes de déontologie ministérielles devront être revues d’ici mars 2022 pour assurer qu’elles couvrent bien les risques spécifiques liées aux prestations intellectuelles. En particulier, ces chartes déontologiques devront préciser les règles applicables aux agents publics recrutés dans le secteur privé ou rejoignant un prestataire de prestations intellectuelles. Tout lien d’intérêt d’une personne ayant à prendre des décisions des décisions en lien avec une prestation intellectuelle doit donner lieu à un dépôt formalisé.
Enfin, les cahiers des charges des marchés devront impérativement contenir des clauses obligeant les bénéficiaires à respecter les standards de protection des données et de confidentialité en vigueur, notamment en matière de protection des données à caractère personnel. Ces clauses devront imposer qu’à l’issue de chaque mission, l’intégralité des données du bénéficiaire transmises au prestataire doit être retournée au donneur d’ordre administratif et ensuite supprimée sans délai et définitivement par le prestataire.