Ils constituent des documents administratifs, « non seulement lorsqu’ils existent matériellement, mais également lorsqu’ils peuvent être facilement élaborés par l’administration à partir d’un fichier ou d’une application de gestion, c’est-à-dire que le service peut en assurer la production par une simple édition, ou que leur extraction d’un fichier informatique peut s’opérer facilement
» (avis 20092258).