C’est le préfet de la région qui décide de l’affectation de ces subventions. Pour l’instruction des dossiers, il peut s’appuyer sur les administrations placées sous sa responsabilité et sur les services des préfectures de département, plus proches des collectivités susceptibles de percevoir les subventions concernées.
Avant le 30 septembre de l'exercice en cours, la liste des opérations ayant bénéficié d'une subvention ainsi que le montant des projets et celui de la subvention attribuée par l'État sont publiés sur le site internet officiel de l'État dans la région. Si cette liste est modifiée ou complétée entre cette publication et la fin de l'exercice, une liste rectificative ou complémentaire est publiée selon les mêmes modalités avant le 30 janvier de l'exercice suivant.
La loi n° 2018-1317 du 28 décembre 2018 de finances pour 2019 prévoit que le représentant de l'État dans le département :
- présente chaque année à la commission DETR prévue à l'article L. 2334-37 composée de représentants des maires, des EPCI et des parlementaires élus dans le département les orientations que le représentant de l'État dans la région prévoit de mettre en œuvre en ce qui concerne la dotation pour l'exercice en cours ;
- transmet aux membres de cette commission ainsi qu'aux membres du Parlement élus dans ce département un rapport faisant le bilan de la dotation pour chaque exercice.
