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Mettre en place une procédure formelle de recensement des besoins pour préparer ses marchés et améliorer son fonctionnement

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Référence : 5131

L'essentiel par l'éditeur

La mise en place d'une procédure formelle de recensement des besoins est cruciale pour optimiser les marchés publics. Elle permet une visibilité annuelle des achats, améliore la gestion des calendriers et garantit des spécifications techniques adaptées. Une réunion annuelle de recensement est recommandée pour anticiper les besoins et éviter les erreurs de planification. L'utilisation d'une grille d'analyse facilite le recueil des besoins et assure une meilleure adhésion des services aux procédures administratives.

  • Comment organiser efficacement une réunion de recensement des besoins pour les marchés publics ?
  • Pourquoi est-il important de formaliser le recueil des besoins dans les marchés publics ?
  • Quels sont les avantages d'utiliser une grille d'analyse pour le recensement des besoins ?

Exigée par la réglementation, la définition des besoins est la première condition d’un bon achat. Tout comme la détermination des seuils applicables à votre procédure d’achat, le recensement des besoins nécessite une attention particulière. Comment et selon quel calendrier doit-on formaliser cette procédure ?

Schéma
Mettre en place une procédure formelle de recensement des besoins pour préparer ses marchés et améliorer son fonctionnement

Cette procédure vise à planifier et quantifier les achats publics sur une année. Elle permet à la fois d’organiser au mieux la charge d’activité du service achats et d’éviter les ruptures d’approvisionnement ou de service. Si la planification est annuelle, l’étude de l’année écoulée permet également d’améliorer son approche chaque année. Notre schéma détaille les principales étapes de ce process.

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1.

Organiser une réunion de recensement des besoins

Le recensement des besoins est une procédure formelle délicate à mettre en place. Elle recouvre deux actions différentes :

  • Action ponctuelle, la réunion de recensement des besoins doit se tenir une, voire deux ou trois fois par an. Elle donne une visibilité a minima des besoins des services dans leur ensemble pour l’année à venir et permet de mettre à jour la nomenclature achat (cf. Établir une nomenclature achat).
  • Action systématique, le recueil des besoins doit être effectué lors de la préparation de chaque marché. Il sert notamment à concevoir le cahier des charges et à définir les critères d’analyse des offres.

Chaque année, vous devez prévoir une réunion de recensement des besoins. Lors de cette réunion :

  • Chaque service indiquera son budget prévisionnel....
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