Fichepratique

Organiser une réception à l’occasion du départ d’un cadre de la collectivité

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Référence : 3741

L'essentiel par l'éditeur

Organiser une réception pour le départ d'un cadre de collectivité nécessite une planification minutieuse. Choisir la date en accord avec l'intéressé et la DRH, établir une liste d'invités stratégiques, et orchestrer les discours sont essentiels. Les cadeaux doivent être à la fois personnels et institutionnels. La cérémonie, idéalement avant une séance du conseil municipal, doit inclure la remise de la médaille d'honneur de la ville. Les dépenses doivent être imputées sur l'article 6232 du budget.

  • Comment organiser une réception pour le départ d'un cadre dans une collectivité ?
  • Quels sont les éléments clés à considérer lors de la planification d'une cérémonie de départ ?
  • Comment gérer les dépenses liées à une réception dans une collectivité ?

Organiser une réception à l’occasion d’un départ (à la retraite, pour mutation) d’un cadre de la collectivité, présente pour un maire un double intérêt :

  • Remercier publiquement l’agent pour son engagement personnel au sein de la collectivité.
  • Faire passer un ou plusieurs messages à l’intention de l’ensemble des membres du personnel invités à cette occasion.

Comment faire pour qu’une réception considérée comme essentiellement protocolaire devienne un acte efficace de management et de consolidation des relations avec les partenaires de la commune ?

1.

Choisir la date et établir avec soin la liste des invités

La date de la réception doit être arrêtée avec l’intéressé et en lien étroit avec la direction des ressources humaines de la collectivité. Car elle doit tenir compte d’un certain nombre de paramètres :

  • La proximité effective de la date du départ de l’agent (ni trop en amont, ni après le départ).
  • La gestion de la situation administrative de l’agent : solde des congés payés, activation (ou pas) du compte épargne temps.
  • La disponibilité des invités incontournables (les élus, les collaborateurs les plus proches, les supérieurs hiérarchiques, le cas échéant).

Attention

Il est fortement déconseillé d’organiser ce type de réception après le départ physique de l’intéressé car une fois « la page tournée », il devient difficile de mobiliser l’ensemble des invités.

L’él...

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