Que faire lors de votre première animation de réunion ?

Prenez un temps certain pour expliquer comment vous souhaitez travailler, pourquoi vous allez fonctionner ainsi et ce que vous attendez de votre équipe, de vos collaborateurs. Il s’agit en quelque sorte de poser « les règles du jeu » pour un travail de qualité.

Quel support utiliser pour l’animation de réunion ?

Le logiciel Powerpoint® est beaucoup utilisé pour l’animation de réunion, il peut être un support intéressant pour des schémas, mais pas pour toute une réunion. Les participants ont les yeux fixés sur l’écran et arrivent peu à communiquer. Il est préférable de varier les supports pendant l’animation pour permettre une certaine dynamique (vidéo courte, schémas sur écran, documents papier). Il peut autant être utilisé que le support de votre gestuelle, ce qui favorise véritablement les réunions-débats.

Fichepratique

Sommaire

1. Définir les objectifs de la réunion
2. Choisir sa méthode dans la conduite de réunion
3. Élaborer un contenu de réunion adapté

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Support de compte rendu de réunion (réf : dtou4017)

Animer une réunion de professionnels de l’insertion

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Coordonné par Édouard Guerreiro-Bochereau | Référence : 5014

L'essentiel par l'éditeur

Animer une réunion de professionnels de l'insertion nécessite une définition claire des objectifs, une méthode adaptée et un contenu pertinent. Les réunions doivent évoluer pour rester efficaces, en ajustant leur fréquence et en diversifiant les approches, comme le brainstorming ou la méthode Kepner/Tregoe. L'animateur doit connaître les participants et anticiper les tensions potentielles. Un compte rendu rigoureux est essentiel pour assurer la transparence et éviter les malentendus.

Comment définir les objectifs d'une réunion de professionnels de l'insertion ?
Quelles méthodes d'animation de réunion sont les plus efficaces ?
Pourquoi est-il important de rédiger un compte rendu de réunion ?

Dans le cadre de l’insertion, nous avons des équipes pluridisciplinaires pour lesquelles nous avons à construire une intervention permettant à chacun sa compréhension. L’animation de réunion doit pouvoir garantir aux professionnels un message compréhensif, cohérent et dynamisant. L’animateur peut avoir deux statuts : soit il est le responsable hiérarchique de l’équipe, soit il est positionné en coordinateur sans délégation hiérarchique. L’animation ne peut être pleinement la même.

Lorsqu’il s’agit d’animer pour la première fois une réunion d’équipe, il convient d’appréhender la réunion par trois axes :

Le contexte : à quoi sert la réunion ?
L’animation : comment j’interviens ?
Le contenu : qu’est-ce que je communique ? Je travaille avec l’équipe.

Définir les objectifs de la réunion

Pourquoi cette réunion existe ? Qu’est-ce qui est traité ? Sous quelle fréquence ? Il appartient au manager de faire évoluer les modalités de cette rencontre avec l’équipe si cela lui semble nécessaire. Il est bon de se fixer un calendrier à moyen terme pour modifier le fonctionnement par étapes. Par exemple, décider qu’une première modification sera la fréquence : non plus une fois par mois, mais tous les quinze jours, l’expliquer. Un deuxième temps sera pris pour faire évoluer le contenu, par exemple ne plus être que sur de l’informatif, mais demander une élaboration, une contribution à l’équipe.

En pratique : il est important d’identifier les raisons d’être de cette réunion, car cela a pu se déliter au fil du temps. Donner ses objectifs de réunion à l’équipe, c’est se gar...

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